I 2023 er det ikke kun redskaberne i den fysiske værktøjskasse, der hjælper med at udføre arbejdet. Det er også vigtigt at have de rette digitale værktøjer til at håndtere den administrative side af en håndværkervirksomhed.
I denne artikel vil vi udforske de 5 vigtigste redskaber, som vi mener en håndværksvirksomhed bør have. I artiklen vil vi se nærmere på emner som digital ordrestyring, tidsregistrering, økonomistyring og sociale medier. Disse redskaber er designet til at forenkle og strømline din daglige drift, så du kan fokusere på det, du er bedst til - at levere kvalitetsarbejde til dine kunder.
Ved at implementere redskaber som disse, kan du forbedre din virksomheds effektivitet og produktivitet. Du kan håndtere ordrer og projekter mere effektivt, spore og administrere din tidsbrug mere præcist, styre dine sager og opgaver mere struktureret og holde styr på dine fakturaer og betalinger mere nøjagtigt. Alt samlet på ét sted.
Lad os dykke ned i hvert enkelt værktøj, og forhåbentlig give dig blod på tanden til at implementere det i din håndværksvirksomhed.
1. Økonomisystem
Et effektivt økonomisystem er afgørende for enhver håndværkervirksomhed, da det hjælper med at sikre en sund økonomisk drift og et økonomisk overblik. Det kan hjælpe dig med at holde styr på indtægter, udgifter, budgetter, lønninger og andre økonomiske områder i din virksomhed.
Ved at implementere et digitalt økonomisystem kan du forbedre din virksomheds økonomiske styring, minimere risikoen for økonomiske fejl og forsinkelser og opnå en mere effektiv og præcis økonomisk drift.
Derudover sikre du at overholde blandt andet GDPR, så du ikke har personoplysninger til at rode rundt på skrivebordet.
De mest populære økonomissystemer i håndværksbranchen er:
.. og mange flere.
Find det system der passer bedst til dig.
💡 Vidste du at Apacta har direkte integration til størstedelen af alle økonomisystemer? Det betyder at alle dine timer, materialer og ordre fra Apacta, automatisk ryger over i dit økonomissytem. (Bare rolig - vi skal nok hjælpe dig med at sætte det op)
2. Digital ordrestyring
I en hver håndværkervirksomhed er håndteringen af ordrer og opgaver afgørende for at sikre en effektiv og velorganiseret arbejdsproces. Og her kommer digital ordrestyring til sin ret. Ved at implementere et godt digitalt ordrestyringsværktøj kan du skabe et overblik over dine ordre, og sikre at både du og dine kunder er tilfredse.
De fleste digitale ordrestyringsværktøjer giver dig mulighed for at oprette, tilpasse og administrere ordrer både hjemme og på farten. Her kan du typisk også tilføje relevante oplysninger, tildele ressourcer og følge op på ordrernes status.
Med Apacta har du blandt andet også muligheden for at tilføje detaljerede beskrivelser af arbejdet, vedhæfte billeder eller tegninger, og angive vigtige tidsfrister eller specialkrav. På denne måde sikre du at dig og dine medarbejdere har alle nødvendige oplysninger for at udføre arbejdet korrekt og i overensstemmelse med kundens forventninger.
Det gør også at, når du sender fakturaen til kunden, er alt registreret, så hverken du eller kunden bliver snydt. Det giver tilfredse kunder.
3. Tidsregistrering
God timeregistrering er afgørende for at drive en effektiv håndværksvirksomhed.
Ved at implementere digital tidsregistrering får du indsigt i hvordan dine medarbejdere bruger deres tid, og identificere områder, hvor der kan være ineffektivitet eller behov for forbedringer.
Du har ligeledes mulighed for lettere at lave præcise udregner af din virksomheds økonomiske nøgletal.
Hvis du laver en timebaseret opgave for en kunde, kan nogle tidsregistreringssystemer automatisk tilføje denne data til kundens faktura. På denne måde sikre du at der ikke er uoverenstemmelser med den aftale du har lavet med kunden.
Når du vælger et digitalt tidsregistreringsværktøj, skal du sikre dig, at det er brugervenligt, fleksibelt og har de nødvendige funktioner, der passer til din virksomheds behov. Funktioner som projekt- og opgavebaseret tidsregistrering, fraværshåndtering og rapportgenerering er værd at overveje.
4. Digital kvalitetssikring
Digital kvalitetssikring i din håndværksvirksomhed har mange fordele.
Dette værktøj giver dig mulighed for at centralisere alle dine kvalitetssikrings dokumenter ét sted. Du undgår at billeder i kamerarullen pludselig forsvinder i mængden, og at du og dine medarbejdere pludselig ikke kan huske hvad er hører til hvad. Det giver dig også en bedre sporbarhed, så du altid kan gå tilbage til den enkelte sag, og dokumentere hvad der er lavet. Så hvis en kunde pludselig henvender sig med reklamation, kan du med få klik gå tilbage i historikken, og levere alt relevant dokumentation.
Det kan kræve en del investering af din tid at implementere processer som dette i din virksomhed. Men hvis du er kunde hos Apacta, sidder en dedikeret medarbejder klar til at hjælpe dig med det. Drop besværet og lad os hjælpe.
💡 Husk at du kan prøve Apacta gratis i 14 dage. Alle gratis brugere har adgang til hjælp fra hele vores supportafdeling.
5. Sociale medier
Sociale medier er ikke længere en anbefaling. Hvis du ikke anvender minimum ét socialt medie til at promovere din håndværksvirksomhed, er du allerede bagud.
Som håndværksvirksomhed kan du få en masse ud af sociale medier som en del af din markedsføringsstrategi. Vi har listet nogle af dem nedenfor:
Opsamling
I 2023 spiller digitale værktøjer en afgørende rolle i den administrative drift hos håndværksvirksomheder. I denne artikel har vi udforsket de fem vigtigste redskaber, som en håndværksvirksomhed bør have: Digital ordrestyring, Tidsregistrering, Økonomisystemer, Digital kvalitetssikring og brugen af sociale medier. Disse redskaber styrker din effektivitet og bidrager til en sund forretning.
Et økonomisystem for håndværkervirksomheder, sikrer en sund økonomisk drift, overblik og overholdelse af GDPR. Implementering af et digitalt økonomisystem forbedrer styring, reducerer økonomiske fejl og forsinkelser. Der findes populære økonomisystemer som E-conomic, VISMA | dinero, VISMA | Dataløn, billy, UNICONTA, Intercount, danløn og Salary. Apacta tilbyder integration med de fleste økonomisystemer, der automatisk overfører timer, materialer og ordrer.
Digital ordrestyring bidrager til en effektiv og velorganiseret arbejdsproces i din håndværksvirksomhed. Implementering af et godt digitalt ordrestyringsværktøj giver et omfattende overblik over ordrer og sikrer tilfredse kunder. Et værktøj som Apacta tillader oprettelse, tilpasning og administration af ordrer med tilføjelse af detaljerede beskrivelser, billeder, tidsfrister og specialkrav. Med alt registreret kan faktureringen udføres korrekt, hvilket fører til tilfredse kunder og bedre bundlinje.
Digital tidsregistrering giver indsigt, måler effektivitet og giver bedre mulighed for økonomisk udregning. Det sikrer ligeledes at du lettere kan fakturere dine kunder for enkelte timer.
Digital kvalitetssikring i håndværksvirksomheder bidrager blandt andet til centralisering af dokumenter, undgå tabte billeder og forbedrer sporbarhed. Med let adgang til dokumentation kan reklamationer håndteres effektivt.
Selv en begrænset tilstedeværelse på sociale medier er bedre end ingen. De primære fordele ved at bruge sociale medier til din virksomhed er øget synlighed, direkte kommunikation med kunder, opbygning af et fællesskab, visuel præsentation af arbejde samt lave markedsføringsomkostninger.