FAQ – Ofte stillede spørgsmål

Hvis du støder på en udfordring, så er der oftest svar at finde. Her har vi listet nogle af de spørgsmål og svar, vi ofte oplever i supporten af vores kunder.
Så tag et kig herunder, og se om det ikke kan hjælpe dig videre.

Ring gerne til vores support på 7734 7834, hvis du skulle få brug for ekstra hjælp.

Vi har også mange hjælpe-videoer og tutorials, som måske kan hjælpe dig til et svar:
Klik her for at se hjælpe-videoer

Ofte stillede spørgsmål

Jeg har glemt min adgangskode?

Hvis du som medarbejder har glemt din adgangskode, skal du henvende dig hos din mester. Han/hun kan ændre denne via kontrolpanelet.
Hvis mester har glemt adgangskoden, kan den nulstilles på app.apacta.com. Herefter vælges ‘Glemt Adgangskode’, og man får mulighed for at nulstille den via email, hvor vi sender dig en ny kode.

Hvor kan jeg se mine oplysninger?

Hvis du vil se eller ændre i dine oplysninger, kan du altid gøre det på kontrolpanelet på computeren.

På forsiden af kontrolpanelet vælger du  ‘Indstillinger’ oppe i højre hjørne. Så kommer du ind på en side, der hedder ‘Generelt’, og det er her, hvor du ændre dine generelle oplysninger som eksempelvis CVR-nummer, firmanavn, logo osv.
Under ‘Generelt’ er der en menu, der hedder ‘Kontaktoplysninger’, og her kan du  ændre din emailadresse og/eller dit telefonnummer.

Hvordan opretter jeg en ny medarbejder?

Du kan altid oprette nye medarbejdere under menuen ‘Medarbejdere’ i kontrolpanelet, hvor du oppe i højre hjørne skal vælge den grønne knap, der hedder ‘Opret medarbejder’.
Udfyld information på medarbejderen og vælg ‘Gem’ nede i højre hjørne, når du har udfyldt de relevante felter.

Hvorfor skal alle medarbejdere have deres egen mail?

Hver medarbejder har sit eget unikke log-in til Apacta, så de kan registrere tid og andet.
Brugernavnet er deres mailadresse, og derfor er det påkrævet, at de har en mail. Har medarbejderen ikke en mail, kan der gratis oprettes en via Gmail eller Outlook.

Hvor ser jeg timeoverblik for medarbejderne i min virksomhed?

Hvis du ønsker at se timeoverblikket, der er registreret på din virksomhed skal du logge ind i kontrolpanelet. På forsiden af kontrolpanelet vælger du “Medarbejdere”. Når du har trykket herpå vælger du knappen “Overblik alle”. Her kan du oppe i højre hjørne ved kalender logoet vælge den periode du ønsker at se timerne for. Når du har valgt perioden, kan de se medarbejdernes timer på tre forskellige måder: specificeret, summeret og ugeskema.

Hvordan fjerner man en dagseddel?

Hvis du ønsker at slette en dagseddel, skal du gøre dette via kontrolpanelet. Her går du ind på den sag, hvor dagsedlen du ønsker at slette er indberettet. Når du kommer ind på sagen, vælger du fanen “Alle registreringer” og her ligger alle dagsedlerne. Ud for den dagseddel du ønsker at slette, er der et felt med “Handlinger”, hvor du trykker “Fjern”, og så er dagsedlen slettet.

Hvorfor kan jeg ikke gå længere tilbage for at rette eller oprette mine dagsedler?

Som udgangspunkt kan medarbejderne rette eller oprette dagsedlerne 3 dage tilbage i tid. Dette kan dog ændres i indstillinger i kontrolpanelet. For at redigere dette skal du gå til “Indstillinger”, herefter vælger du fanen “Yderligere Indstillinger”. Her vælger du “App” og scroller til bunden, hvor der står “Antal dage der må rettes i en dagseddel”. I drop-down menuen ændrer du til det antal dage du ønsker og trykker “Gem”

Kan man ikke oprette sager i appen?

Jo, det er muligt at oprette sager på App’en. For at gøre det, skal det være slået til i indstillingerne i kontrolpanelet. Du finder det under “Indstillinger”, herefter vælger du “Yderligere Indstillinger”. Her vælger du “App” og scroller ned til feltet “Oprettelse af sager”. Ønsker du det skal være muligt at oprette sager på mobilen, vælger du “Ja”. Herefter kan man på mobilen oprette sager. Det gøres ved at åbne appen og trykke “Vælg sag”. Så skriver du navnet på den sag, du vil oprette i søgefeltet “Søg i sager”. Nu kommer der en knap, der hedder “Opret ny sag”, som du trykker på og så er sagen oprettet i både App og Kontrolpanel.

Hvordan fakturerer jeg?

Når du skal have faktureret en kunde, gøres det i kontrolpanelet på computeren.
Du skal vælge ‘Sager’, og så vælger du den sag, der skal faktureres. Når du sidder inde på sagsoverblikket, skal du vælge den grønne knap ‘Ny Faktura’. Herefter kan du tilpasse fakturakladden, som du vil have den skal se ud. Eksempelvis kan du vælge at medtage linjer, der allerede er fakturerede, hvis det er en sag, hvor du allerede har faktureret kunden for et delbeløb. Når du har valgt dine indstillinger, vælger du ‘Gå til Fakturakladde’.

Når du har tilpasset fakturaen, og den ser ud, som den skal, kan du enten sende den direkte til din kunde, eller du kan videreføre den til dit økonomisystem, hvis du har en integration mellem Apacta og dette. Hvis du har lavet en integration med dit økonomisystem, vælger du blot ‘fakturer’, og sætter status på sagen, og i ‘send faktura?’ vælger du “Nej”. Så ryger fakturaen over i en mappe, der typisk vil hedde kladder, i dit økonomisystem.

Hvis du vil sende fakturaen direkte til kunden, vælger du ‘Fakturer’, sætter status på sagen, og i ‘Send faktura?’ vælger du ‘Til Kunde’.

Kan I ikke sende en faktura?

Hos Apacta tilbyder vi betaling via Leverandørservice, der er administreret af Nets, der ligeledes står for Betalingsservice. Vi skal blot bruge konto- og registreringsnummer til den konto, som pengene skal trækkes fra, og så ordner vi resten for dig.

Derudover kan du selvfølgelig også bruge et betalingskort.

Hvordan fjerner jeg "Kopi på mail" funktionen?

Hvis du er blevet træt af at modtage kopier på din mail, når der tikker nye dagssedler og andet ind, kan du nemt slå det fra.

På forsiden af kontrolpanelet vælger du ‘Indstillinger’ oppe i højre hjørne. Når du har trykket på indstillinger, kommer du ind på en side, der hedder ‘Generelt’. Her er der en menu, der hedder ‘Kontaktoplysninger’. Her kan du slette din email fra feltet ‘Modtag kopi af dokumentation på mail’, og så slipper du for at modtage flere mails.

Hvordan virker integration?

Når du skal have integreret dit økonomisystem og/eller lønsystem, gøres dette i dine indstillinger inde i kontrolpanelet.

På forsiden af kontrolpanelet, vælger du  ‘Indstillinger’ oppe i højre hjørne af skærmen. Når du kommer ind på denne side, vil du automatisk ryge ind på ‘Generelt’, altså dine generelle indstillinger. Til højre for ‘Generelt’ kan du vælge en menu, der hedder ‘Integration’. Når du har valgt denne, kan du enten vælge økonomi- eller lønsystem.

Fremgangsmåden herfra er ganske simpel. Under henholdsvis økonomi- og lønsystem vælger du blot det økonomi- eller lønsystem, du vil integrere med og trykker gem. Alt afhængigt af hvilket system, du skal integrere med, vil der være nogle få ting, du skal svare på. Eksempelvis ved integration til e-conomic (økonomisystem). Her får du mulighed for at vælge, om vi skal importere dine kontakter og/eller materialer fra systemet. Det samme gør sig gældende for en række andre økonomisystemer.

Spørgsmål? Kontakt vores support.

Ring 77 34 78 34      Skriv til [email protected]