FÅ HJÆLP OG KOM GODT I GANG

KOM I GANG MED TIMEREGISTRERING, DAGSEDLER OG MEGET MERE

For MesterFor Medarbejder

For medarbejdere

Sådan kommer du i gang med at bruge Apacta app’en.

Download & Log ind

Vælg sag

Registrér en dagseddel

Avanceret funktioner

Ekstra funktioner

Kalender og planlægning

For Mester

Sådan bruger du Apacta kontrolpanelet.

1. Yderligere indstillinger

Antal dage der må rettes i en dagseddel

Medarbejdernes begrænsninger

Forløbende sagsnummer på sager

2. Integrationer

Integration til økonomisystem

Integration til lønsystem

Integration til Dropbox

3. Medarbejdere

Opret en medarbejder

Glemt kodeord

Deaktiver medarbejder

4. Oprettelse af sager

Opret en sag

5. Sagsbilag og leverandørfakturaer

Tilføj leverandører

Håndtér leverandørfakturaer

Opret et sagsbilag

Tilføj prisfiler

6. Sagsøkonomi

Sagens økonomiske overblik

Fakturering af sager

6:1. Fakturering

Faktura som bogført

Faktura som udkast

7. Tilbudsarbejde

Lav en aftaleseddel

Opret en sag med tilbudsarbejde

Økonomisk overblik ved tilbudsarbejde

Fakturering af sager med tilbudsarbejde

8. Løn udkast

Overblik over medarbejdernes timer

Redigér indberettede timer

Lav en løn fil

9. Ekstra moduler

Planlægningsfunktionen gør det muligt at danne et overblik over, hvor ens medarbejdere skal arbejde de enkelte dage. Derudover kan man oprette sager direkte fra kalenderen. Simpelt og overskueligt overblik over sager og medarbejdere.

Materiale Match giver dig mulighed for at samle dit indkøb i en enkelt webshop. Her får du et overskueligt overblik over priser og produkter fra dine foretrukne leverandører.

Projektleder funktionen gør det muligt for en medarbejder at indberette timer for en anden medarbejder. Derudover kan han også indberette materialer, samt materialeforbrug på hver enkelte sager.

Projektdelingsfunktionen gør det muligt at dele indholdet fra en sag med en kunde, eller kontakt.

Vi har gjort det muligt at oprette aktiviteter, som kan bruges til at inddele sager i f.eks. forskellige arbejdsområder som murerarbejde, tagarbejde og kloakarbejde. Dette giver et økonomisk overblik, hvor du også kan holde styr på materialeforbrug på hver enkelt aktivitet, eller undersag.

Med denne funktion får du mulighed for at trække al data ud fra Apacta og ned i et regneark. Det kan f.eks. være en blanket med timer fra en specifik sag i en valgt periode.

Denne funktion giver dig mulighed for at oprette og udleje materiel. Det vil sige at udgifterne for dit materiel automatisk kommer med ind på en sags udgifter, med den salgspris du har sat og de timer der nu er brugt.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan opretter jeg en ny medarbejder?

Du kan altid oprette nye medarbejdere under menuen ‘medarbejdere’ i dit administrationspanel, hvor du oppe i højre hjørne skal vælge den grønne knap, der hedder ‘opret medarbejder’.
Udfyld herefter information på medarbejderen og vælg ‘gem’ nede i højre hjørne, når du har udfyldt de relevante felter.

Jeg har glemt min adgangskode?

Hvis du som medarbejder har glemt din adgangskode, skal du henvende dig hos din mester. Han/hun kan ændre denne via administrationspanelet.
Hvis din mester også har glemt sin adgangskode, kan han/hun nulstille den via app.apacta.com. Herefter vælger du ‘glemt adgangskode’, og du vil nu have mulighed for at nulstille den via email, hvor vi sender dig en ny kode.

Kan I ikke sende en faktura?

Hos Apacta tilbyder vi betaling via Leverandørservice, der er administreret af Nets, der ligeledes står for Betalingsservice. Vi skal blot bruge konto- og registreringsnummer til den konto, som pengene skal trækkes fra, og så ordner vi resten for dig.

Derudover kan du selvfølgelig også bruge et betalingskort.

Hvordan fakturerer jeg?

Når du skal have faktureret en kunde, gøres dette via dit administrationspanel på computeren.
Du skal vælge ‘sager’, og så skal du vælge den sag, du skal have faktureret ud. Når du sidder inde på sagsoverblikket, skal du vælge den grønne knap ‘ny faktura’. Herefter kan du vælge at tilpasse fakturakladden, som du vil have den skal se ud. Eksempelvis kan du vælge at medtage linjer, der allerede er fakturerede, hvis det er en sag, hvor du allerede har faktureret kunden for et delbeløb. Når du har valgt dine indstillinger, vælger du ‘gå til fakturakladde’.

Når du har tilpasset fakturaen, og den ser ud, som den skal, kan du enten sende den direkte til din kunde, eller du kan videreføre den til dit økonomisystem, hvis du har en integration mellem Apacta og dette. Hvis du har lavet en integration med dit økonomisystem, vælger du blot ‘fakturer’, og sætter status på sagen, og i ‘send faktura?’ vælger du blot nej, så ryger fakturaen over under en mappe, der typisk vil hedde kladder, i dit økonomisystem.

Hvis du vil sende fakturaen direkte til kunden, vælger du blot ‘fakturer’, sætter status på sagen, og i ‘send faktura?’ vælger du blot ’til kunde’.

Hvor kan jeg se mine oplysninger?

Hvis du vil se og/eller ændre i dine oplysninger, kan du altid gøre dette via dit administrationspanelet på computeren.

På forsiden af din administration vælger du blot ‘indstillinger’ oppe i højre hjørne. Når du har trykket på indstillinger, kommer du ind på en side, der hedder ‘generelt’, og det er her, hvor du ændre dine generelle oplysninger som eksempelvis CVR-nummer, firmanavn, logo osv.
Under ‘generelt’ er der en menu, der hedder ‘kontaktoplysninger’, og her kan du eksempelvis ændre din emailadresse og/eller dit telefonnummer.

Hvordan fjerner jeg "kopi på mail" funktionen?

Hvis du er blevet træt af og modtage kopier på din mail, når der tikker nye dagssedler og andet ind, kan du ganske nemt slå dette fra.

På forsiden af din administration vælger du blot ‘indstillinger’ oppe i højre hjørne. Når du har trykket på indstillinger, kommer du ind på en side, der hedder ‘generelt’. Under ‘generelt’ er der en menu, der hedder ‘kontaktoplysninger’. Her sletter du blot din email fra feltet ‘modtag kopi af dokumentation på mail’, og så slipper du for at modtage flere mails.

Hvordan virker integration?

Når du skal have integreret dit økonomisystem og/eller lønsystem, gøres dette i dine indstillinger inde på administrationspanelet.

Når du sidder på forsiden af dit administrationspanel, skal du blot vælge ‘indstillinger’ oppe i højre hjørne af skærmen. Når du kommer ind på denne side, vil du automatisk ryge ind på ‘generelt’, altså dine generelle indstillinger. Til højre for ‘generelt’ kan du vælge en menu, der hedder ‘integration’. Når du har valgt denne, kan du enten vælge økonomi- eller lønsystem.

Fremgangsmåden herfra er ganske simpel. Under henholdsvis økonomi- og lønsystem vælger du blot det økonomi- eller lønsystem, du vil integrere med og trykker gem. Alt afhængigt af hvilket system, du skal integrere med, vil der være nogle få ting, du skal svare på. Eksempelvis ved integration til e-conomic (økonomisystem). Her får du mulighed for at vælge, om vi skal importere dine kontakter og/eller materialer fra systemet. Det samme gør sig gældende for en række andre økonomisystemer.

Hvorfor skal alle medarbejder have deres egen mail?

Hver medarbejder har sit eget unikke log-in til applikationen, således de kan registrere tid og andet.
Brugernavnet er deres mailadresse, og derfor er det påkrævet, at de har en mail. Har medarbejderen ikke en mail, kan der ganske gratis oprettes en via Gmail eller Outlook.

Hvor ser jeg timeoverblik for brugerne i min virksomhed?

Hvis du ønsker at se timeroverblikket, der er registreret på din virksomhed skal du logge ind i administrationspanelet. På forsiden af administrationspanelet vælger du “Medarbejdere”. Når du har trykket herpå vælger du knappen “Overblik alle”. Her kan du oppe i højre hjørne ved kalender logoet vælge den periode du ønsker at se timerne for. Når du har valgt perioden, kan de se medarbejdernes timer på tre forskellige måder (specificeret, summeret og ugeskema).

Hvordan fjerner man en dagseddel?

Hvis du ønsker at slette en dagseddel, skal du gøre dette via administrationspanelet. Her går du ind på den sag, hvor dagsedlen du ønsker at slette er indberettet. Når du kommer ind på sagen, vælger du fanen “Alle registreringer” og her ligger alle dagsedlerne. Ud for den dagseddel du ønsker at slette, er der et felt med “Handlinger”, hvor du trykker “Fjern”, og derved er dagsedlen slettet.

Hvorfor kan jeg ikke gå længere tilbage for at rette eller oprette mine dagsedler?

Som udgangspunkt kan medarbejderne rette eller oprette dagsedlerne 3 dage tilbage i tid. Dette kan dog ændres i indstillinger i administrationspanelet. For at redigere dette skal du gå til indstillinger, herefter vælger du fanen “yderligere indstillinger”. I “yderligere indstillinger” vælger du “app” og scroller til bunden, hvor der står “Antal dage der må rettes i en dagseddel”. I drop-downen ændrer du til det antal dage du ønsker ændret til og trykker “Gem”

Kan man ikke oprette sager i appen?

Det er muligt at oprette sager på App’en. For at dette kan gøres, skal det være slået til i indstillingerne i Administrationespanelet. Du finder det under indstillinger, herefter vælger du “yderligere indstillinger”. I “yderligere indstillinger” vælger du “App” og scroller ned til feltet “oprettelse af sager”. Ønsker du at det skal være muligt at oprette sager på mobilen, vælger du “Ja”. Herefter kan man på mobilen oprette sager. Dette gøres ved at åbne appen og trykke “vælg sag”. Herefter skriver du navnet på den sag, du vil oprette i søgefeltet “Søg i sager”. Derved kommer der en knap, der hedder “Opret ny sag”, som du trykker på og derved er sagen oprettet i både app og administrationspanel.