Uniconta

Integrationer gør dit job nemmere

Integration UNICONTA – Apacta

Overordnet beskrivelse og definition af integrationen imellem UNICONTA og Apacta
UNICONTA anvendes primært som økonomisystem til finans, debitor og kreditorstyring, sags-/projektstyringen foretages primært i Apacta.
Apacta anvendes som den operative platform til al styring af sager / ordre og projekter. Apacta anvendes også til dataopsamling i form af tids- og vareforbrug, til igangværende ordre.
Apacta anvendes som sagsdata ejer, med integration til og fra UNICONTA, dvs. sagsdata oprettes og vedligeholdes i Apacta.

Datamapning
Datamapningen imellem UNICONTA og Apacta foretages udfra UNICONTA’ API og Apacta’s API. Er feltdefinitionerne i UNICONTA og Apacta ikke ens, tages der udgangspunkt i UNICONTA’s feltlængder, da de anvendte feltlængder i Apacta for navnefelter ofte er meget lange (100 tegn) hvor de tilsvarende felter i UNICONTA typisk er på 40 -50 tegn.

Dataudveksling
Dataudveksling imellem UNICONTA og Apacta sker automatisk udfra et fast aftalt synkroniserings interval. Kommunikationen udføres af specialudviklet integrationssoftware .

Opdaterings rækkefølge
Dataudvekslingen udføres i følgende prioriterede rækkefølge, hvor der som hovedregel tages udgangspunkt i at det er seneste ændring der opdateres i enten UNICONTA eller i Apacta.

  1. Nye data i Apacta overføres til UNICONTA, findes der allerede data i UNICONTA opdateres de med de modtagne informationer fra Apacta.
  2. Ændrede data i Apacta overføres til UNICONTA, findes data ikke i UNICONTA oprettes de, ellers opdateres de eksisterende informationer i UNICONTA
  3. Nye data i UNICONTA overføres til Apacta, eksisterer der allerede data i Apacta opdateres de med de modtagne informationer fra UNICONTA.
  4. Ændrede data i UNICONTA overføres til Apacta, findes data ikke i Apacta, oprettes de, ellers opdateres de eksisterende informationer med informationerne fra UNICONTA.

Kunder
Ved opstart af integrationen overføres alle kunder der er markeret til synkronisering med Apacta fra UNICONTA til Apacta, herefter kan kunderne vedligeholdes både i Uniconta og i Apacta. Ved oprettelse / ændring af kunder i Apacta overføres de automatisk til UNICONTA ved næste dataudveksling, ligesom kunder der oprettes eller ændres i UNICONTA automatisk overføres og opdateres i Apacta. Ændres kundenummer i UNICONTA bibeholdes synkroniseringen med de tilsvarende kunde i Apacta.

Varer
Ved opstart af integrationen overføres de varer der er markeret til synkronisering til Apacta fra UNICONTA. Herefter vedligeholdes varerne i UNICONTA Ved oprettelse / ændring af varer i UNICONTAoverføres de automatisk til Apacta ved næste dataudveksling, hvis de er markeret til overførsel til Apacta. Ændres varenummer i UNICONTA bibeholdes synkroniseringen med den tilsvarende vare i Apacta.

Projekter – Sager
Projekter kan oprettes i UNICONTA og overføres automatisk til Apacta ved næste synkronisering. Sager bør som hovedregel oprettes i Apacta, så man anvender Apacta som den operationelle platform til styring af sagerne. Sager der oprettes i Apacta overføres automatisk til UNICONTA ved næste synkronisering. Ændres projektnummer i UNICONTA bibeholdes synkroniseringen med den tilsvarende sag i Apacta.

Salgsfakturaer for sager
Salgsfakturaer for sager oprettes og bogføres i Apacta, ved efterfølgende dataudveksling, overføres salgsfakturaer til UNICONTA. I UNICONTA oprettes salgsfakturaerne som en salgsordre med tilhørende salgsordreliner, med angivelse af ordrenr i Apacta, svarende til de modtagne data. Salgsfakturalinierne oprettes i UNICONTA med udgangspunkt i UNICONTAS stamdata mht. varenr, varenavn og salgspris.
Salgsfakturaerne checkes og bogføres i UNICONTA med reference til det anvendte fakturanummer i Apacta.

Stamdata
Nødvendige stamdata overføres fra UNICONTA til Apacta, og opdateres i UNICONTA med de nøgler der anvendes i Apacta, således at stamdata kan udveksles. Følgende Stamdata overføres:

  • Medarbejdere
  • Varer
  • Betalingsbetingelser

Systemkrav
UNICONTA
Følgende UNICONTA funktionalitet skal være tilgængelig:

  • Salgsordre
  • Projektmodul
  • 1 ekstra bruger med fuld adgang til UNICONTA.

Apacta

  • Adgang til Apacta web med administrator rettigheder.
  • Apacta API token for UNICONTA integration.

Kommunikation

  • Integrationen forudsætter en installeret og opsat UNICONTA, integrationen afvikles via en WebService.
  • Adgang til PC / UNICONTA-client f.eks. via TeamViewer for udlæsning af system- og stamdata fra økonomisystem, og til brug for implementering og opsætning af integrationen.

Hvorfor bruge Apacta?

Mere end 18.000 har allerede prøvet Apacta og fået:

N

Bedre likviditet

N

Bedre bundlinje

N

Mere overskud