Det nordjyske entreprenørfirma, Virenfeldt & Nielsen Aps, udstyrede virksomhedens 7 ansatte med Apacta. For håndværksmesteren resulterede det i 30 minutters ekstra effektiv arbejdstid pr. dag.

Det er nu godt et år siden, at kloakmester Nis Virenfeldt fra entreprenørfirmaet Virenfeldt & Nielsen Aps, valgte at tage kampen op mod hverdagens voksende administrative opgaver og installerede Apacta-app’en i samtlige af virksomhedens mobiltelefoner. Formålet var at lette presset fra håndværkerne i en hektisk hverdag og sikre, at alt dokumentation og kvalitetssikring blev bogført efter lovpligtige krav.

Vores håndværkere er ansat til at udføre opgaver for vores kunder og ikke til at jonglere med dokumenter og bilag. Vi valgte derfor oprindeligt Apacta af rent praktiske årsager, men det skulle vise sig, at noget så simpelt som en app skulle udløse en dominoeffekt. For med mindre tid brugt på papirarbejde har vi øget produktionen og – ikke mindst – vores konkurrenceevne.” siger Nis Virenfeldt.

Styr på dokumentationen

Tidligere udfyldte håndværkerne håndskrevne arbejdssedler og blanketter, som i hektiske perioder eller ved mere omfattende opgaver ikke blev udfyldt tilstrækkeligt.  Men med Apacta på lommen blev papirarbejdet mindre kompliceret og dermed mindre tidskrævende.

Nu bliver mandetimer og materialer registreret direkte i Apacta og kontrolblanketter bliver udfyldt korrekt, nu hvor vores håndværkere bliver guidet via app’en. Kvaliteten af både det administrative og faglige arbejde er øget betragteligt.”

Den største fordel ved Apacta var imidlertid uventet.

Jo nemmere det er, jo bedre og oftere bliver det gjort. Der er taget hensyn til alt og det er ofte bare at svare ’ja’ eller ’nej’. Der er større glæde ved at dokumentere et godt stykke håndværk, hvis det bliver gjort korrekt.”

Ingen reklamationer

Som autoriseret kloakmester er Virenfeldt & Nielsen Aps underlagt byggereglementets reguleringer og Apacta understøtter kravene ved at strukturere og organisere byggeprojekternes oplysninger. Blandt andet med en integreret billedfunktion.

Skal vi lave kloakarbejde ved en husgavl med en revne i muren, så tilføjer vi et billede af skaden inden vi påbegynder arbejdet og tilføjer det til sagen, der er oprettet i Apacta. På den måde kan vi dokumentere sagens rette omstændigheder udover det påkrævede.

Billedfunktionen anvendes også til at skærpe den faglige kvalitet internt i virksomheden.

Håndværkerne anvender billedfunktionen dagligt som et supplement til deres dokumentation og kvalitetssikring. I stedet for at skrive 100 ord til en sag, som ingen udover den pågældende alligevel forstår, så kan man fatte sig i korthed ved at tilføje et billede.

For entreprenørfirmaet er billedfunktionen blandt andet populær som en visuel krydsreference, når der sendes forskellige teams ud til samme opgave.

Tidsbesparende

Foruden at komme uorganiseret sagsstyring til livs ved at automatisere registreringen af timer og materialer, så blev Apacta løsningen på den omfattende administrationsbyrde der tidligere kendetegnede virksomhedens arbejdsmetoder i forbindelse med kvalitetssikring.

Som teknisk ansvarlig har Apacta sparet mig for ufatteligt meget tid. Jeg har printet mine sidste blanketter ud, som skalmedbringes, udfyldes og arkiveres på kryds og tværs. Min administrative to-do liste er halveret ved at jeg kan stå ude i marken og have fuldt overblik over relevante oplysninger, som er kategoriseret efter mine behov. Det har gjort det nemmere, mere tidsbesparende og så bliver det gjort korrekt.” siger Nis Virenfeldt.

Besøg Virenfeldt & Nielsens hjemmeside HER