FAQ – Häufig gestellte Fragen
Wenn Sie auf eine Herausforderung stoßen, gibt es immer eine Antwort. Hier haben wir einige der Fragen und Antworten aufgelistet, die wir häufig in unserem Support erhalten. Schauen Sie also unten nach und sehen Sie, ob Sie dort Ihre Antwort finden.
Wenn Sie Ihr Passwort vergessen oder verloren haben, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Er/sie kann Ihr Passwort im Controlpanel ändern. Wenn der Administrator sein Passwort verloren hat, kann es unter app.apacta.com zurückgesetzt werden. Wählen Sie „Passwort vergessen“ und Sie erhalten eine E-Mail mit Anweisungen zum Zurücksetzen.
Wenn Sie Ihre Informationen anzeigen lassen oder bearbeiten möchten, können Sie dies jederzeit in der Systemsteuerung tun. Wählen Sie oben rechts ‘Einstellungen’. Das bringt Sie zu den Allgemeinen Einstellungen und dort können Sie z.B. Steuernummer oder Firmenname bearbeiten, ein Logo hochladen etc. Es gibt auch ein Menü mit ‘Kontaktinformationen’, in dem Sie E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer bearbeiten können.
Neue Benutzer können Sie jederzeit im Menü ‘Mitarbeiter’ in der Systemsteuerung anlegen. In der oberen rechten Ecke befindet sich ein Button für ‘Mitarbeiter erstellen’. Füllen Sie das Formular mit den Mitarbeiterdetails aus und denken Sie daran, unten rechts auf “Speichern” zu klicken, wenn Sie fertig sind.
Jeder Benutzer hat seinen eigenen persönlichen Login für Apacta, um ihn zu unterscheiden, wenn er seine Stunden usw. Der Benutzername ist ihre E-Mail-Adresse, weshalb es notwendig ist, dass sie eine eigene haben. Wenn sie keine Email Adresse parat haben, können sie kostenlos eine mit Gmail oder Outlook erstellen.
Wenn Sie ihre Registrierungen sehen möchten, rufen Sie das Control Panel auf und wählen Sie ‘Angestellte’. Wählen Sie dann ‘Alle im Überblick’. In der oberen rechten Ecke des Kalenders können Sie den gewünschten Zeitraum auswählen. Mit dem ausgewählten Zeitraum können Sie jetzt alle Mitarbeiterregistrierungen sehen und 3 Möglichkeiten für die Ansicht wählen: Spezifiziert, summiert und wöchentlicher Zeitplan.
Wenn Sie einen Eintrag löschen möchten, können Sie dies in der Systemsteuerung tun. Gehen Sie zu der Bestellung, für die der Eintrag vorgenommen wurde. Wenn Sie die Bestellung eingeben, wählen Sie ‘Alle Einträge’ und Sie finden alle Registrierungen, die auf die Bestellung vorgenommen wurden. Identifizieren Sie den Eintrag, den Sie löschen möchten und wählen Sie im ‘Aktionen’ Menü ‘Löschen’ und der Eintrag wird gelöscht. HINWEIS: Ein Eintrag kann nicht wiederhergestellt werden, wenn er gelöscht wurde!
Standardmäßig können Mitarbeiter nur Einträge der letzten 3 Tage bearbeiten oder erstellen. Dies ist eine Einstellung, die in der Systemsteuerung geändert werden kann. Gehen Sie zu ‘Einstellungen’, wählen Sie ‘App’ und scrollen Sie nach unten. Dort finden Sie die Einstellung ‘Anzahl der Tage zum Bearbeiten eines Eintrags’. Ändern Sie im Dropdown-Menü die Anzahl der Tage nach Ihren Wünschen und klicken Sie auf ‘Speichern’.
Ja, aber dazu muss die Funktion in der Systemsteuerung aktiviert sein. Gehen Sie zu ‘Einstellungen’ und wählen Sie ‘Erweiterte Einstellungen’. Gehen Sie zu ‘App’ und scrollen Sie zu ‘Auftragserstellung’. Wenn Sie Bestellungen in der App erstellen möchten, wählen Sie ‘Ja’. In der App können Sie nun ‘Bestellung auswählen’ anklicken. Geben Sie den Namen der neuen Bestellung ein und Sie haben nun die Option “Neue Bestellung erstellen”.
Wenn Sie einem Kunden eine Rechnung stellen müssen, tun Sie dies im Control Panel. Klicken Sie zuerst auf ‘Bestellungen’ und wählen Sie dann die Bestellung aus, die in Rechnung gestellt werden soll. Klicken Sie in der ‘Auftragsübersicht’ auf den grünen Button ‘Neue Rechnung’. Von hier aus bearbeiten Sie die Vorlage der Rechnung, welche Zeilen enthalten sein sollen usw. Wenn Sie mit der Bearbeitung Ihrer Rechnung fertig sind, wählen Sie ‘Gehe zum Rechnungsentwurf’. Sie können sie nun entweder direkt an den Kunden senden oder an Ihr Wirtschaftssystem übertragen, wenn Sie Apacta damit verknüpft haben. Wählen Sie in diesem Fall einfach ‘Rechnung’ und stellen Sie den richtigen Status für die Bestellung ein. In ‘Rechnung senden?’ wählen Sie einfach ‘Nein’. Jetzt wird die Rechnung in einem Ordner mit dem Namen ‘Entwürfe’ in Ihrem Wirtschaftssystem erstellt. Wenn Sie sie direkt an den Kunden senden möchten, wählen Sie ‘Rechnung’, setzen Sie den richtigen Status und in ‘Rechnung senden?’ wählen Sie stattdessen “An Kunden”.
Apacta bietet die Zahlung per Banküberweisung und natürlich die automatische Kartenzahlung an.
Wenn Sie es satt haben, bei Neuanmeldungen Kopien in Ihrem Postfach zu erhalten, können Sie die Funktion einfach deaktivieren. Wählen Sie in der Systemsteuerung oben rechts ‘Einstellungen’. In Ihren Allgemeinen Einstellungen gibt es ein Menü für ‘Kontaktinformationen’. Dort können Sie Ihre E-Mail aus dem Feld ‘Kopie per Mail erhalten’ entfernen und Sie erhalten keine Kopien mehr.
Wenn Sie Ihr Wirtschafts- oder Gehaltssystem mit Apacta verknüpfen möchten, tun Sie dies im Control Panel. Wählen Sie oben rechts „Einstellungen“. Wählen Sie das Menü ‘Verknüpfungen’. Hier können Sie entweder das Wirtschaftssystem oder das Gehaltssystem wählen. Von hier aus ist es ziemlich einfach. Wählen Sie einfach die Verbindung aus, die Sie konfigurieren möchten und klicken Sie auf ‘Speichern’. Je nach System gibt es noch einige weitere Konfigurationen, z.B. ob Sie Kontakte und/oder andere Daten aus dem System importieren möchten.
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+49 (0)461 995 19035 – Email [email protected]
