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BAUUNTERNEHMEN VIRENFELDT & NIELSEN VERMIETUNG APS

Vor gut einem Jahr entschied sich der Abwasserexperte Nis Virenfeldt vom Bauunternehmen Virenfeldt & Nielsen Vermietung Aps, den Kampf gegen die wachsenden tagtäglichen Verwaltungsaufgaben aufzunehmen, und installierte die Apacta-App auf sämtlichen Handys des Unternehmens. Die Handwerker sollten im hektischen Alltag weniger Stress erleben, die App sollte sicherstellen, dass sämtliche Dokumentation und die Qualitätssicherung den gesetzlichen Anforderungen entsprachen.

Unsere Handwerker sollen Aufgaben für unsere Kunden erledigen und nicht mit Dokumenten und Unterlagen jonglieren. Wir wählten daher ursprünglich Apacta aus rein praktischen Gründen. Es hat sich aber gezeigt, dass etwas so Kleines wie eine App einen regelrechten Dominoeffekt auslösen kann. Da wir weniger Zeit mit Papierkram verschwenden, konnten wir die Produktion und somit nicht zuletzt auch unsere Wettbewerbsfähigkeit steigern” erzählt Nis Virenfeldt.

Ordnung bei der Dokumentation

Früher füllten die Handwerker handgeschriebene Stundenzettel und Formulare aus, welche in hektischen Zeiten oder bei sehr umfangreichen Aufgaben nur unzureichend ausgefüllt wurden. Mit Apacta in der Jackentasche wurde die Papierarbeit aber weniger kompliziert und somit weniger zeitaufwendig.

Heute werden Arbeitsstunden und Material direkt in Apacta registriert, unsere Handwerker können das Kontrollformular gar nicht falsch ausfüllen, die App gibt klare Anleitungen. Unsere Qualitätssicherung ist nun deutlich besser und das kommt nicht zuletzt unseren Kunden zugute.”

Der größte Vorteil von Apacta kam aber unerwartet.

Je einfacher etwas ist, desto besser und häufiger wird es genutzt. Es wurde einfach an alles gedacht. Oft muss man nur ganz einfach „ja“ oder „nein“ antworten. Es macht mehr Spaß, ordentliches Handwerk zu dokumentieren, wenn man es richtig machen kann.”

Keine Reklamationen

Als offiziell registrierter Abwasserexperte muss Virenfeldt & Nielsen Vermietung Aps gewisse Anforderungen bei der Durchführung der Arbeiten erfüllen. Mit Apacta können alle notwendigen Informationen strukturiert und an einem Ort gesammelt werden. Es besteht unter anderem die Möglichkeit, Bildmaterial zu jedem Projekt hinzuzufügen.

Wenn wir Abwasserarbeiten an einer Hausecke mit Rissen in der Mauer durchführen sollen, speichern wir Bilder des Schadens beim in Apacta angelegten Projekt ab, bevor wir mit der Arbeit beginnen. Auf diese Weise können wir den Sachverhalt gegenüber dem Kunden und der Versicherungsgesellschaft dokumentieren, und zwar besser, als es eigentlich gefordert wird.

Die Bildfunktion wird auch dazu verwendet, die fachliche Qualität im Unternehmen intern zu verbessern.

Die Handwerker verwenden die Bildfunktion täglich als Ergänzung zu ihrer Dokumentation und Qualitätssicherung. Anstatt 100 Wörter zu einem bestimmten Sachverhalt zu schreiben, der ohnehin anschließend nur vom Autor selbst verstanden wird, kann man sich hier kurz fassen und einfach ein Foto anhängen. Unter anderem ist diese Methode eine beliebte Übergabereferenz geworden, wenn verschiedene Teams zum selben Projekt geschickt werden.