Entreprenør Flemming Larsen-Ledet ApS

Entreprenør Flemming Larsen-Ledet ApS

Hverdagen hos Entreprenørfirmaet Flemming Larsen-Ledet ApS er blevet meget lettere. Det skyldes Apacta, som har effektiviseret og struktureret arbejdet, så al administration samles ét sted. 

Entreprenørfirmaet Flemming Larsen-Ledet ApS har længe haft et mål om at digitalisere deres arbejdsgange. Med Apactas app har de endelig fundet et redskab, som sætter alle arbejdsprocesser nøje i system.

Det har betydet, at de nu er dækket helt ind, fordi de med appen sikrer sig, at alt kommer med. Og det har ikke bare givet et bedre overblik – det har også befriet medarbejderne for papirnusseriet.

Alle behov dækkes

Hos Flemming Larsen-Ledet ApS anvender medarbejderne ikke alle Apactas funktioner, og ejer Flemming Larsen betegner virksomheden som brugere på et simpelt niveau:

”Vi bruger kun systemet til at registrere timer, materialer og dokumentation. Men det dækker fuldt ud vores behov. Timer og materialer kan let skrives ind, så vi lynhurtigt får et overblik.”

Den nye teknologis vej ind i den lille virksomhed gav først anledning til skepsis blandt medarbejderne. Men efter ganske kort tid er de alle fortrolige med at bruge systemet og er meget positive omkring effektiviseringen af deres arbejde.

En lettere hverdag

Med Apacta i lommen, har Flemming Larsen fået et skræddersyet redskab i en travl hverdag – og det har frigjort en masse arbejdstimer.

”Førhen sad jeg mange timer på kontoret hver dag for at få struktur på alt papirarbejdet, hvor jeg selv manuelt skulle ind at finde priser, fakturere osv. Nu har jeg fået flere timer i felten, til det jeg allerhelst vil bruge min arbejdsdag på,” fortæller Flemming Larsen og fortsætter:

”Især i kvartals- og årsafslutninger trækker det manuelle arbejde tænder ud. Systemet gør det let at se, hvor langt vi er kommet, og hvor mange penge vi har lavet arbejde for.”

Det digitale redskab har således pustet større frihed ind i entreprenørfirmaets dagligdag, der ikke længere er præget af administrativt tidsspilde.

Brugervenligheden er i top

Virksomheden er meget tilfreds med den samarbejdsvillighed, de mødes med fra Apactas side. De oplever at blive taget seriøst, hvis der er et problem. Og de roser app-udbyderen for at være hurtig til at løse problemer eller tage kontakt og om nødvendigt give en forklaring.

Et af de forhold ved appen, som Flemming Larsen særligt bider mærke i, er dens store brugervenlighed:

”Det er et supernemt redskab at anvende, og det eneste, jeg ærgrer mig gevaldigt over, er, at vi ikke har anskaffet os den før. Især fordi den ovenikøbet har en ganske fornuftig pris.”

Besøg Flemming Larsen-Ledets hjemmeside HER

Entreprenørfirmaet Virenfeldt & Nielsen ApS

Entreprenørfirmaet Virenfeldt & Nielsen ApS

Det nordjyske entreprenørfirma, Virenfeldt & Nielsen Aps, udstyrede virksomhedens 7 ansatte med Apacta. For håndværksmesteren resulterede det i 30 minutters ekstra effektiv arbejdstid pr. dag.

Det er nu godt et år siden, at kloakmester Nis Virenfeldt fra entreprenørfirmaet Virenfeldt & Nielsen Aps, valgte at tage kampen op mod hverdagens voksende administrative opgaver og installerede Apacta-app’en i samtlige af virksomhedens mobiltelefoner. Formålet var at lette presset fra håndværkerne i en hektisk hverdag og sikre, at alt dokumentation og kvalitetssikring blev bogført efter lovpligtige krav.

Vores håndværkere er ansat til at udføre opgaver for vores kunder og ikke til at jonglere med dokumenter og bilag. Vi valgte derfor oprindeligt Apacta af rent praktiske årsager, men det skulle vise sig, at noget så simpelt som en app skulle udløse en dominoeffekt. For med mindre tid brugt på papirarbejde har vi øget produktionen og – ikke mindst – vores konkurrenceevne.” siger Nis Virenfeldt.

Styr på dokumentationen

Tidligere udfyldte håndværkerne håndskrevne arbejdssedler og blanketter, som i hektiske perioder eller ved mere omfattende opgaver ikke blev udfyldt tilstrækkeligt.  Men med Apacta på lommen blev papirarbejdet mindre kompliceret og dermed mindre tidskrævende.

Nu bliver mandetimer og materialer registreret direkte i Apacta og kontrolblanketter bliver udfyldt korrekt, nu hvor vores håndværkere bliver guidet via app’en. Kvaliteten af både det administrative og faglige arbejde er øget betragteligt.”

Den største fordel ved Apacta var imidlertid uventet.

Jo nemmere det er, jo bedre og oftere bliver det gjort. Der er taget hensyn til alt og det er ofte bare at svare ’ja’ eller ’nej’. Der er større glæde ved at dokumentere et godt stykke håndværk, hvis det bliver gjort korrekt.”

Ingen reklamationer

Som autoriseret kloakmester er Virenfeldt & Nielsen Aps underlagt byggereglementets reguleringer og Apacta understøtter kravene ved at strukturere og organisere byggeprojekternes oplysninger. Blandt andet med en integreret billedfunktion.

Skal vi lave kloakarbejde ved en husgavl med en revne i muren, så tilføjer vi et billede af skaden inden vi påbegynder arbejdet og tilføjer det til sagen, der er oprettet i Apacta. På den måde kan vi dokumentere sagens rette omstændigheder udover det påkrævede.

Billedfunktionen anvendes også til at skærpe den faglige kvalitet internt i virksomheden.

Håndværkerne anvender billedfunktionen dagligt som et supplement til deres dokumentation og kvalitetssikring. I stedet for at skrive 100 ord til en sag, som ingen udover den pågældende alligevel forstår, så kan man fatte sig i korthed ved at tilføje et billede.

For entreprenørfirmaet er billedfunktionen blandt andet populær som en visuel krydsreference, når der sendes forskellige teams ud til samme opgave.

Tidsbesparende

Foruden at komme uorganiseret sagsstyring til livs ved at automatisere registreringen af timer og materialer, så blev Apacta løsningen på den omfattende administrationsbyrde der tidligere kendetegnede virksomhedens arbejdsmetoder i forbindelse med kvalitetssikring.

Som teknisk ansvarlig har Apacta sparet mig for ufatteligt meget tid. Jeg har printet mine sidste blanketter ud, som skalmedbringes, udfyldes og arkiveres på kryds og tværs. Min administrative to-do liste er halveret ved at jeg kan stå ude i marken og have fuldt overblik over relevante oplysninger, som er kategoriseret efter mine behov. Det har gjort det nemmere, mere tidsbesparende og så bliver det gjort korrekt.” siger Nis Virenfeldt.

Besøg Virenfeldt & Nielsens hjemmeside HER

Tonnys VVS A/S

Tonnys VVS A/S

Tonnys VVS

Det midtjyske firma Tonnys VVS A/S har mere end 25 års erfaring inden for VVS-arbejde. 15 medarbejdere anvender Apacta til fotodokumentation, når de er ude at udføre VVS-arbejde. Det gør de, fordi det er let at anvende, og de sparer tid.

Tonnys VVS A/S har omkring 25 mand ansatte. VVS-firmaet har brugt Apacta i et års tid til at kvalitetssikre deres arbejde, når de er ude at lave større projekter for deres kunder. Omkring 15 mand herunder blandt andet montører bruger Apacta til fotodokumentation. Apacta har medvirket til at gøre det nemmere at dokumentere VVS-arbejdet.

Lettere arbejde og kvalitetssikring
Søren Glerup, der netop sidder med IT og kvalitetssikring i Tonnys VVS oplever, at hans arbejde er blevet lettere med Apacta.

“Vi bruger Apacta til en del af vores kvalitetssikring. Vi anvender Apacta til fotodokumentation, når vi er ude på byggepladsen for at lave større projekter,” lyder det fra Søren. Tonnys VVS har en del større projekter, der løber over flere år, hvor det er nødvendigt at anvende billeddokumentation.

Af fordele nævner Søren flere: “Apacta giver en god styring af de billeder, som bliver taget på byggepladsen. Det sparer både de øvrige medarbejdere og jeg en del tid.”

Nemt at anvende og tidsbesparende
Det er ikke kun blevet lettere for Søren at lave sit arbejde. Det er også blevet lettere for montørerne, som skal foretage fotodokumentation, der har Apacta lige ved hånden.

“Medarbejderne har taget godt imod Apacta, fordi det er meget nemmere. Tidligere skulle de tage billeder og sende det på mail. Det var mere ressource- og tidskrævende,” siger Søren.

Tonnys VVS har altså opnået at lettere arbejdsdag, at kvalitetssikre fotodokumentation og ikke mindst at spare meget tid ved at anvende Apacta.

Prøv Apacta gratis i fjorten dage her, helt uden opstartsgebyr og binding.

Besøg Tonnys VVS’s hjemmeside HER

HC Entreprenøren A/S

HC Entreprenøren A/S

Entreprenørfirmaet HC Entreprenøren A/S, der til dagligt holder til i Hune, men bygger rundt omkring i hele Danmark, har opnået mange fordele med Apacta. Med telefonen lige ved hånden bruges Apacta som tjekliste til arbejdet, og dokumentation for sagerne går aldrig mere tabte.

 

 

 

HC Entreprenøren A/S tilbyder løsninger inden for jord, beton, kloak, TV-inspektion og vejunderboring. Med så mange fagområder betyder det også en masse sager, som skal dokumenteres, og det kan være svært kun med fysiske blanketter at holde styr på.

Efter et par år med Apacta, som de for alvor er kommet i gang med nu, er der kommet meget mere struktur på papirarbejdet – og det har medvirket store tidsbesparelser på kontoret.

Alt bliver samlet et sted

René Meyer Nielsen, som er bygningskonstruktør hos HC Entreprenøren og står for kvalitetssikring, har oplevet markante forbedringer netop i forhold til kvalitetssikring. Måden, de bruger Apacta på, er til kvalitetssikring, hvor de samler alt dokumentation.

“Vi anvender udelukkende Apacta til kvalitetssikring i skemaer. Når vi er ude at arbejde, så går vi igennem en kvalitetssikringsblanket, hvor vi sørger for, at alt er lavet ordentligt. Det sikrer, at vores arbejde er i orden hver gang. Og så tager vi et billede af det,” siger René.

Tidligere havde HC Entreprenøren blanketter i papirform, som lå i enkelte sagsmapper, og som medarbejderne skulle udfylde. Men der var utallige undskyldninger – og det formelle arbejde blev ikke gjort. Nielsen udtaler også, at det var besværligt med papirer et sted – og billeder et andet sted. Man vidste ikke, hvad der hørte til hvad.

“Med Apacta kan vi kæde billeder sammen med rapport og dokumentation. Det bliver meget nemmere at styre det, når det hele er samlet,” siger René.

Tjekliste der sikrer ordentligt arbejde
For det meste er der kun krav om, at man dokumenterer arbejde til større byggeprojekter. Men for at holde styr på alt arbejdet har HC Entreprenøren implementeret Apacta til både store og små projekter. Det gør de for deres egen og kundernes skyld.

“Vi bruger blanketterne trin for trin, som ikke alene gør, at vi sikrer, at arbejdet er dokumenteret, når der skal føres tilsyn. Det sikrer også, at alt gennemgås for start til slut i processen, og det medvirker til at mindske fejl,” lyder det fra René.

Simpelt værktøj der guider trin for trin
Hos HC Entreprenøren er der mange praktikere, og derfor kan det med smartphones og teknik være en udfordring. Og i starten skulle de da også lige vænne sig til det.

“De skulle først finde ud af at det teknik, det ikke er så farligt. Det gik hurtigt med at få medarbejderne til at lære at bruge appen. Og så er det nemt, for appen guider dig trin for trin, så man ikke overser noget,” siger René.

Besøg HC Entreprenørers hjemmeside HER

Jens Erik Stobbe Anlæg

Jens Erik Stobbe Anlæg

Anlæg- og gartnervirksomheden Jens Erik Stobbe Anlæg, der har hjemme i Nyrup på Sjælland, har benyttet sig af Apacta, fordi de kan herfra kan trække flere informationer ud fra systemet, end de har kunnet tidligere. Det har gjort administrationsdelen meget nemmere. Samtidig kan medarbejderne designe funktionerne, så det passer til deres arbejde.

Virksomheden Jens Erik Stobbe Anlæg har haft travlt det seneste år. Det kan ses på antallet af medarbejdere, som er steget fra 7-8 ansatte til omkring 21 ansatte.

Der er store projekter i gang hos firmaet såsom renovering af boligselskab, en skole og et plejehjem – primært arbejde omkring hovedstadsområdet. Det betyder, at der er mange medarbejdere, som man skal have overblik over, når det blandt andet gælder tidsregistrering. Det har Apacta hjulpet virksomheden på rette vej med.

Flere informationer, der kan trækkes ud end tidligere
Tidligere kunne der ikke trækkes så mange informationer ud hos Jens Erik Stobbe Anlæg. Mikael Olesen mener, at det er en af de helt store fordele ved Apacta.

“Administrationsdelen er blevet meget nemmere. Den er nemmere, efter vi har fået den nye opdatering, hvor vi kan lave tidsregistrering. Vi kan hive nogle flere informationer ud. Det er for eksempel nemmere at hive overarbejde ud herfra,” udtaler Mikael.

Virksomheden fik Apacta i sommeren 2016, og de har været tilfredse med det lige siden. Der er 25 medarbejdere, som er tilknyttet Apacta i anlæg- og gartnervirksomheden. De har også nogle underentreprenører, som er tilknyttet virksomheden, udover de 21 ansatte.

Kan designe det, som man vil
I Apacta kan man registrere weekendarbejde, timer med specialtillæg eller noget helt tredje. Det er en væsentlig fordel, når man skal have overblikket over alle medarbejderne på de forskellige byggeprojekter.

Det, der er smart, er, at man kan designe det, som man vil. Nabovirksomheden har måske brug for nogle informationer, mens vi har brug for nogle andre. Og så kan vi tilpasse det,” siger Mikael.

Nemt at sætte medarbejderne ind i
I starten var det ikke lige nemt at få alle med på vognen.

“Men sådan er det jo med alt nyt,” siger driftslederen. Han fortsætter: “Men i det store hele, synes de fleste, det er et fint program nu.”

“Der var mange systemer til tidsregistrering på markedet, men så prøvede vi denne prøveversion, og synes den fungerede godt. Det er forholdsvist brugervenligt, og vi skal ikke bruge så meget tid på at sætte medarbejderne ind i det,” lyder det fra Mikael.

Der bliver lyttet, når man har ønsker
En af de services, som har begejstret Mikael, er, at når man ringer til Apactas kontor, så er de villige til at lytte til forslag.

“Når man ringer til administrationen og kommer med ønsker, så tager de det altid seriøst og finder ud af, om det kan lade sig gøre, og om det er teknisk muligt,” siger en tilfreds Mikael.

Mikael har blandt andet efterspurgt en ny løsning på vegne af medarbejderne hos Jens Erik Stobbe Anlæg.

“Denne mulige løsning er kommet i ønske-kassen hos Apacta, og det er rart at mærke, at de lytter til ens forslag,” afslutter Mikael.