Tidsregistrering og kvalitetssikring er processer, der efterhånden har været under digitalisering i mange år. For mange håndværkervirksomheder har det resulteret i et skift fra de kaffebelagte dagssedler til mere moderne og skræddersyede løsninger, der er tilpasset den enkelte virksomhed til dennes ordrestyring.

Men hvad findes der af løsninger, og hvad spår de kloge hoveder i branchen, der vil ske de næste år frem?

Nye koncepter bliver rullet ud

Hos Dansk Byggeri har man i mange år fulgt den digitale udvikling af håndværkerbranchen. Det er gået stærkt, og prognoserne spår, at den udvikling fortsætter i mange år frem. Netop af den årsag forsøger selvsamme organisation med koncepter, der har til formål at hjælpe deres medlemmer og samarbejdspartnere. Du har måske allerede hørt om BUILD 4.0 konceptet, der omfatter brugen af ny teknologi samt digitalisering af bygge- og anlægsbranchen?

Det lyder fint, men lad os bare hurtigt konkludere, at det ikke er den dybe tallerken, de har opfundet her. Faktisk kan man sige, at det ligger lige til højrebenet at gøre brug af teknologier, som vi har haft til rådighed i efterhånden mange år. Her tænker vi naturligvis på droneteknologi til blandt andet opmåling og overvågning samt 3D printteknologi, der ligeledes har været fremme i mange år og med fordel kan benyttes til fremstilling af materialer.

Selvom det ikke er raketvidenskab, kræver det alligevel en facilitator. Og endnu mere vigtigt – det kræver en branche, der er åben for ny teknologi, der kan gavne branchen som helhed. Ellers falder vi efter resten af verden.

Kyl dagssedlerne ud og få et skræddersyet system

Bruger du stadig dagssedler på papir? Eller har du måske en timeseddelskabelon i et Excel ark? Der findes mange udaterede løsninger, der desværre gøres brug af hos alt for mange virksomheder, der alligevel gør en dyd ud af et professionelt stykke håndværk. En professionel håndværker kræver et professionelt ordrestyringssystem. Med et system til håndtering af sager, får man ganske enkelt en langt mere overskuelig forretning, der gør det nemt og lynhurtigt at finde frem til gamle kvalitetssikringer og eventuelle tilbud, man har givet.

Du kan sove med ro i maven, for med et system til håndtering af sager, ved du, at du altid har dit på det rene. Tingene bliver gjort, som de skal, og du vil altid kunne tilgå den data, som du skal bruge, når du skal bruge den. Det er nemt, og det er ligetil. Det samme gælder for dine medarbejdere. De kan lynhurtigt tidsregistrere samt kvalitetssikre, og det hele foregår fra en app på telefonen. Det sparer også dem for tid, og i sidste ende; hvem kan huske i detaljer, hvad de lavede sidste mandag? Slut med at snyde dit firma for et kvarter her og der, eller omvendt, at dine medarbejdere skal snydes for et kvarter her og der.

Dermed undgår du at blive overhalet indenom af andre, mere attraktive virksomheder, der har købt sig ind på den digitale omstilling.

Konverter dine ugesedler til en digital dagseddel i Apacta. Vi kan lave alle typer af blanketter, så systemet passer til netop dine behov.

Andre Indlæg

Hos Apacta kan vi tilpasse vores system til virksomheder af alle størrelser. Vi arbejder i forvejen tæt sammen med en lang række enkeltmandsvirksomheder, der alle benytter vores system og er fuldt ud tilfredse med, hvad de kan få ud af det. Desværre hører vi tit fra enkeltmandsvirksomheder, at deres behov er så marginalt, at det ikke er noget, de har brug for. Vi tror på at alle, uanset størrelse, har brug for et system, der kan holde styr på deres sager, tid og materialer.

“Jeg registrerer slet ikke tid, hvorfor skal jeg det?”

En af de ting som mange enkeltmandsvirksomheder hæfter sig ved er netop, hvordan det kan give mening at registrere tid, når behovet er så lille. Mange benytter sig fortsat af gamle dags- og ugesedler i papirsform, mens andre blot skriver deres timer ned i en kalender eller på deres telefon. Det kan der være flere ulemper ved. Blandt andet kan dine regnestykker, når du skal fakturerer dine kunder, gå hen og blive meget upræcise. Det kan gå udover kunden, men det kan ligeledes ramme dig selv.

Du får måske faktureret for 4 timer for lidt, eller 10 timer for meget, fordi du ikke helt kan huske, hvor meget tid du brugte på den specifikke sag. Det kan måske være, at du har fået en dagsseddel væk, har fået smidt den ud eller har fået spildt kaffe udover den. Årsagerne kan være mange. Med et sagsstyringssystem som Apacta, kan du holde styr på alle dine sager, så du helt præcist kan se, hvor meget tid, du har brugt på de forskellige sager.

Dermed sikrer du også, at dine kunder bliver faktureret for det de skal, og du snyder hverken dig selv eller dine kunder. Vi gemmer naturligvis alle dine sager, så du roligt kan gå tilbage og se, hvor meget tid du har brugt, hvilke materialer og hvor mange du har brugt samt kvalitetssikring. Med andre ord: Du kan se alt på dine sager – også dine gamle og afsluttede sager.

Hvordan fakturerer du for udført arbejde?

Som enkeltmandsvirksomhed har du måske valgt at spare et økonomisystem væk. Det kan der være flere grunde til. Måske føler du, at du kan fakturere fint fra Excel, Word eller et andet program. Måske forstår du bare ikke, hvad det kan gøre for din forretning. Én ting er i hvert fald sikkert: Det kan gøre gode ting for den.

Når du har afsluttet en sag i Apacta smider systemet automatisk alt det, der skal faktureres for sagen over på en faktura, som du kan sende direkte til din kundes mail. Det vil altså sige, at du kan fakturere dine kunder hurtigt og nemt fra Apacta. Med det sagt er det vigtigt at pointere, at Apacta ikke er et økonomisystem, da vi ikke indberetter til Skat automatisk, som de fleste økonomisystemer gør. Du kan heller ikke lave en manuel faktura, idet det kun er på afsluttede sager, du kan opstille en faktura.

Overholder dine grossister dine prisaftaler?

Som personlig ejet- eller enkeltmandsvirksomhed kan det være svært at forhandle rimelige prisaftaler, da slagkraften du kommer med er begrænset, idet virksomheden udelukkende består af dig selv, eller få ansatte. Det ved vi, at mange grossister udnytter til at tage overpris for materialer. Hvis du tænker dig godt om, kan du med garanti nikke genkendende til, at du har fundet fejl på en faktura fra en grossist før. Hvad disse fejl opstår af, kan være svært at slå fast.

Én ting er dog sikkert. De opstår, og de opstår ofte. Med Apacta slipper du for at skulle tjekke alle dine fakturaer. Vi har udviklet et system, der kan holde ALLE fakturaer, du får fra dine grossister op mod de prisaftaler, som du har med de respektive grossister. Det vil altså sige, at alt den tid du bruger på at løbe fakturaer igennem, kan du bruge hvor den i sandhed skaber værdi for dig; nemlig i marken.

Læs mere om vores fakturakontrol her.

Er du blevet nysgerrig? Så er du hjertelig velkommen til at kontakte os pr. telefon 77347834 eller pr. mail [email protected]

Se hvordan Louis fra LB Kloak & Entreprenør får glæde af Apacta i hans enkeltmandsvirksomhed.

Har du spørgsmål til hvordan vi kan hjælpe dig?

Udfyld formularen her, så ringer vi dig op til en dialog om dine muligheder.

Andre Indlæg

De fleste håndværkere nyder i disse dage godt af sommerferien. Lange arbejdsdage er erstattet med afslapning og familiedage. Den første arbejdsdag efter ferien virker langt væk, men fortvivl ikke; den kommer. I den følgende artikel giver vi dig 4 råd til, hvordan du kan nyde din ferie samtidig med, at du forbereder dig og din virksomhed til første arbejdsdag efter ferien.

Betaler du for meget for dine materialer?

Selvom det lyder tidskrævende, behøver det faktisk ikke at være det. Hvem siger, du behøver sidde inde i administrationen ved den lille PC og ordne det? I 2019 kan langt de fleste danskere nemlig benytte sig af gratis opkald til danske numre, selvom de ligger et sted i Syden og nyder tilværelsen. De fleste håndværkere kan nikke genkendende til, at der ofte er fejl i fakturaerne fra grossisterne, og faktisk skyldes det ofte, at din virksomheds prisaftale er blevet ændret.

Derfor kan det altså være en god idé at holde sig trit med éns prisaftaler. Det behøver ikke tage mere end 15-20 minutter hos hver grossist. Hos Apacta hører vi ofte, at tiden ikke er til det, når vi taler med vores kunder. Det synes vi er ærgerligt, for i sidste ende betyder det, at vores kunder betaler mere for deres materialer, end de bør. Er du nysgerrig efter, om du selv betaler for meget? Hos Apacta tilbyder vi en funktion kaldet Fakturakontrol. Med fakturakontrol tjekker Apacta automatisk ALLE fakturaer, som du får fra dine grossister og holder dem op mod DINE prisaftaler, så vi sikrer dig, at du aldrig betaler for meget.

Ønsker du selv at løbe dine prisaftaler igennem, så er sommerferien et fantastisk tidspunkt til netop dette, for hvis ikke vi har tid, når vi har ferie, hvornår har vi så?

Har du de rigtige systemer til din virksomhed?

Mange håndværkervirksomheder har i dag ikke de optimale systemer. Det koster tid, og tid koster i sidste ende penge. Med de rigtige systemer er du sikret en gnidningsfri hverdag, hvor tingene kører, og hvor du kan bruge tid på de ting, der rent faktisk skaber værdi i din virksomhed; nemlig på dit håndværk. Mange virksomheder i håndværkerbranchen bruger alt for meget tid på det administrative arbejde grundet forældede arbejdsgange.

Det kan være alt fra økonomisystem til sagsstyring. Har din virksomhed det rigtige økonomisystem, det rigtige lønsystem og det rigtige system til sagsstyring? Hos Apacta tilbyder vi et sagsstyringssystem, der kan holde styr på tidsregistrering, materialestyring, kvalitetssikring og en hel del mere. Vi integrerer med en lang række af økonomisystemer og lønsystemer, så du kan få et sagsstyringssystem, der snakker sammen med dine andre systemer.

Har du styr på din hjemmeside?

Det kan virke irrelevant, men faktisk er det vigtigere end nogensinde før. Danmark, og verden generelt, har de sidste årtier været igennem en rivende udvikling. Udviklingen fortsætter med garanti mange årtier ud i fremtiden endnu, og derfor er det vigtigt, at virksomhederne følger med i udviklingen, så de ved, hvordan behovene udvikler sig hos forbrugerne.

En troværdig hjemmeside, der er flot at se på, hvor man tydeligt kan se hvilke arbejdsopgaver firmaet tilbyder, hvilke arbejdsopgaver det tidligere har udført (gerne med billeder) og måske endda med hvilke medarbejdere, der udfører de forskellige arbejdsopgaver hitter altså stort disse dage. Det virker ganske enkelt bare mere professionelt, og derfor er det vigtigt at forstå tankegangen hos forbrugeren i den anden ende – ellers kan det ende med at koste dig og din virksomhed potentielle kunder!

Nyt værktøj eller ny firmabil?

Hvordan står det til med værktøjet og firmabilerne i din virksomhed? Mange går og drømmer om nyt værktøj eller ny firmabil, men oftest er det tiden, der er hæmskoen i forhold til at få det ordnet. Når din virksomhed tjener penge, og der er masser at lave, kan det være svært at fokusere på andet, end de penge, som du ved, du står overfor. Men for at din virksomhed og dine medarbejdere fortsætter med at tjene penge, er det vigtigt, at I har det rigtige udstyr.

Det kan nemlig virke ligegyldigt og demotiverende for dine medarbejdere, hvis de ikke har det rette udstyr. Det ved du sikkert allerede, men derfor er det godt at blive mindet om sommetider, for i sidste ende er dine medarbejdere det mest centrale for din virksomhed. Forkæl dem med det rigtige arbejdsudstyr og en firmabil, der lever op til de krav, som jeres branche stiller.

Har du spørgsmål til hvad vi kan tilbyde dig og din virksomhed, er du hjertelig velkommen til at kontakte os pr. telefon 77347834 eller pr. mail [email protected]

Vi ønsker dig og din virksomhed en skøn sommerferie!

Har du spørgsmål til hvordan vi kan hjælpe dig?

Udfyld formularen her, så ringer vi dig op til en dialog om dine muligheder.

Andre Indlæg