HC Entreprenøren A/S

HC Entreprenøren A/S

Entreprenørfirmaet HC Entreprenøren A/S, der til dagligt holder til i Hune, men bygger rundt omkring i hele Danmark, har opnået mange fordele med Apacta. Med telefonen lige ved hånden bruges Apacta som tjekliste til arbejdet, og dokumentation for sagerne går aldrig mere tabte.

 

 

 

HC Entreprenøren A/S tilbyder løsninger inden for jord, beton, kloak, TV-inspektion og vejunderboring. Med så mange fagområder betyder det også en masse sager, som skal dokumenteres, og det kan være svært kun med fysiske blanketter at holde styr på.

Efter et par år med Apacta, som de for alvor er kommet i gang med nu, er der kommet meget mere struktur på papirarbejdet – og det har medvirket store tidsbesparelser på kontoret.

Alt bliver samlet et sted

René Meyer Nielsen, som er bygningskonstruktør hos HC Entreprenøren og står for kvalitetssikring, har oplevet markante forbedringer netop i forhold til kvalitetssikring. Måden, de bruger Apacta på, er til kvalitetssikring, hvor de samler alt dokumentation.

“Vi anvender udelukkende Apacta til kvalitetssikring i skemaer. Når vi er ude at arbejde, så går vi igennem en kvalitetssikringsblanket, hvor vi sørger for, at alt er lavet ordentligt. Det sikrer, at vores arbejde er i orden hver gang. Og så tager vi et billede af det,” siger René.

Tidligere havde HC Entreprenøren blanketter i papirform, som lå i enkelte sagsmapper, og som medarbejderne skulle udfylde. Men der var utallige undskyldninger – og det formelle arbejde blev ikke gjort. Nielsen udtaler også, at det var besværligt med papirer et sted – og billeder et andet sted. Man vidste ikke, hvad der hørte til hvad.

“Med Apacta kan vi kæde billeder sammen med rapport og dokumentation. Det bliver meget nemmere at styre det, når det hele er samlet,” siger René.

Tjekliste der sikrer ordentligt arbejde
For det meste er der kun krav om, at man dokumenterer arbejde til større byggeprojekter. Men for at holde styr på alt arbejdet har HC Entreprenøren implementeret Apacta til både store og små projekter. Det gør de for deres egen og kundernes skyld.

“Vi bruger blanketterne trin for trin, som ikke alene gør, at vi sikrer, at arbejdet er dokumenteret, når der skal føres tilsyn. Det sikrer også, at alt gennemgås for start til slut i processen, og det medvirker til at mindske fejl,” lyder det fra René.

Simpelt værktøj der guider trin for trin
Hos HC Entreprenøren er der mange praktikere, og derfor kan det med smartphones og teknik være en udfordring. Og i starten skulle de da også lige vænne sig til det.

“De skulle først finde ud af at det teknik, det ikke er så farligt. Det gik hurtigt med at få medarbejderne til at lære at bruge appen. Og så er det nemt, for appen guider dig trin for trin, så man ikke overser noget,” siger René.

Besøg HC Entreprenørers hjemmeside HER

Jens Erik Stobbe Anlæg

Jens Erik Stobbe Anlæg

Anlæg- og gartnervirksomheden Jens Erik Stobbe Anlæg, der har hjemme i Nyrup på Sjælland, har benyttet sig af Apacta, fordi de kan herfra kan trække flere informationer ud fra systemet, end de har kunnet tidligere. Det har gjort administrationsdelen meget nemmere. Samtidig kan medarbejderne designe funktionerne, så det passer til deres arbejde.

Virksomheden Jens Erik Stobbe Anlæg har haft travlt det seneste år. Det kan ses på antallet af medarbejdere, som er steget fra 7-8 ansatte til omkring 21 ansatte.

Der er store projekter i gang hos firmaet såsom renovering af boligselskab, en skole og et plejehjem – primært arbejde omkring hovedstadsområdet. Det betyder, at der er mange medarbejdere, som man skal have overblik over, når det blandt andet gælder tidsregistrering. Det har Apacta hjulpet virksomheden på rette vej med.

Flere informationer, der kan trækkes ud end tidligere
Tidligere kunne der ikke trækkes så mange informationer ud hos Jens Erik Stobbe Anlæg. Mikael Olesen mener, at det er en af de helt store fordele ved Apacta.

“Administrationsdelen er blevet meget nemmere. Den er nemmere, efter vi har fået den nye opdatering, hvor vi kan lave tidsregistrering. Vi kan hive nogle flere informationer ud. Det er for eksempel nemmere at hive overarbejde ud herfra,” udtaler Mikael.

Virksomheden fik Apacta i sommeren 2016, og de har været tilfredse med det lige siden. Der er 25 medarbejdere, som er tilknyttet Apacta i anlæg- og gartnervirksomheden. De har også nogle underentreprenører, som er tilknyttet virksomheden, udover de 21 ansatte.

Kan designe det, som man vil
I Apacta kan man registrere weekendarbejde, timer med specialtillæg eller noget helt tredje. Det er en væsentlig fordel, når man skal have overblikket over alle medarbejderne på de forskellige byggeprojekter.

Det, der er smart, er, at man kan designe det, som man vil. Nabovirksomheden har måske brug for nogle informationer, mens vi har brug for nogle andre. Og så kan vi tilpasse det,” siger Mikael.

Nemt at sætte medarbejderne ind i
I starten var det ikke lige nemt at få alle med på vognen.

“Men sådan er det jo med alt nyt,” siger driftslederen. Han fortsætter: “Men i det store hele, synes de fleste, det er et fint program nu.”

“Der var mange systemer til tidsregistrering på markedet, men så prøvede vi denne prøveversion, og synes den fungerede godt. Det er forholdsvist brugervenligt, og vi skal ikke bruge så meget tid på at sætte medarbejderne ind i det,” lyder det fra Mikael.

Der bliver lyttet, når man har ønsker
En af de services, som har begejstret Mikael, er, at når man ringer til Apactas kontor, så er de villige til at lytte til forslag.

“Når man ringer til administrationen og kommer med ønsker, så tager de det altid seriøst og finder ud af, om det kan lade sig gøre, og om det er teknisk muligt,” siger en tilfreds Mikael.

Mikael har blandt andet efterspurgt en ny løsning på vegne af medarbejderne hos Jens Erik Stobbe Anlæg.

“Denne mulige løsning er kommet i ønske-kassen hos Apacta, og det er rart at mærke, at de lytter til ens forslag,” afslutter Mikael.

5 dødssynder, som dine konkurrenter begår

5 dødssynder, som dine konkurrenter begår

Det er helt naturligt at begå fejl en gang imellem. Det vigtige er dog, at du lærer af dine fejl, så du kan blive bedre. Men behøver du selv at begå fejlene for at lære dem? Nej, det gør du sådan set ikke.

Mange af dine konkurrenter begår til gengæld disse fejl. Og ved ikke at begå de samme fejl vil du med tiden stå markant bedre end dine konkurrenter. For at sikre at du ikke laver de samme, har vi fundet 5 klassiske fejl, som mange af dine konkurrenter laver. Vores håb er, at du efterfølgende undgår at lave disse fejl i din dagligdag.

Lad os komme i gang!

1: Dine konkurrenter glemmer alt for ofte at fakturere alle deres timer.

– De får ikke faktureret de ekstra to timer, der blev brugt på byggepladsen eller ude hos en kunde. Derudover har de ikke overblik over, hvem der har udført hvilket arbejde hvornår og hvor. En undersøgelse viste, at i gennemsnit bliver 20% af alt arbejde ikke faktureret.

Omsætter Tømrer Hansen for 3.000.000 kroner/årligt, er det 600.000 kroner, han går glip af!

Hvordan undgår du at lave samme fejl?

Sørg for at registrere alle de timer, der bruges på byggepladsen. Notér, hvornår dig og dine medarbejdere møder ind på byggepladsen, og hvornår I forlader den igen. Gerne digitalt – derved kan I altid finde informationerne frem, hvis der skulle opstå tvivl.

2: Dine konkurrenter glemmer at dokumentere deres arbejde

– Når dine konkurrenter ikke får dokumenteret deres arbejde, kan det føre til nogle heftige diskussioner med kunderne. Hvor lang tid har arbejdet taget, og hvad er egentlig blevet lavet? Det er på ingen måde en positiv oplevelse for kunder at skulle stå og diskutere omfanget af arbejdet, fordi der ikke er styr på sagerne. Et rygte om rod i sagerne og dårlig service spreder sig meget hurtigt.
Hvordan undgår du at lave samme fejl?

Tag billeder og dokumenter dit arbejde, når det er blevet udført. Notér, hvilke materialer du bruger, og hvor lang tid arbejdet tog at udføre. På den led kan du altid finde det frem og vise det til kunden, så der ikke opstår nogen tvivlsspørgsmål. Derved kan du spare dig selv for unødige diskussioner og i stedet bruge din tid på at udføre arbejde for dine kunder.

3: Dine konkurrenter fakturerer deres arbejde for sent

– Der er en fejl, som alt for mange virksomheder herhjemme laver. Dine konkurrenter laver den sikkert også… De fakturerer alt for sent!

En gennemsnitlig dansk håndværker leverer arbejde for 5.625 kroner om dagen. Når der ikke lige er blevet faktureret for de seneste ti dages arbejde, mangler der lige pludselig 56.250 kroner i kassen hos din konkurrent – vel og mærke, hvis det drejer sig om én mand.

Har din konkurrent i stedet tre mand ansat, er det mere end 165.000 kroner, der mangler i kassen! Det skulle være nok til at købe den næste kassebil. Kontant!

Sådan sikrer du dig, at du ikke laver samme fejl som dine konkurrenter

Vi ved godt, at man lige kan glemme at få sendt en faktura afsted. Men når vi er oppe at snakke i flere hundrede tusinde af kroner, betyder det utroligt meget, at man får sendt sine fakturaer afsted.

Derfor:

Sæt to faste dage af i kalenderen, hvor du sender fakturaer ud. Det kan være onsdag og fredag. På den måde skal du ikke gå og huske på det selv, og med tiden vil det blive til en ren vanesag at sende faktura ud.

Som skaberen af den moderne computer, Alan Shugart, sagde i sin tid.

“Cash flow is more important than your mother”.

4: Dine konkurrenter holder aldrig fri

Som entreprenør er det essentielt, at du har overskud. Fysisk lige så vel som psykisk. Så når dine konkurrenter bruger deres weekend på bogføring, ekstra arbejde og at stresse over den kommende uge, skal du sørge for at slappe af og opbygge overskud.

Det er fristende at arbejde videre på fuld skrue og indhente alle de løse ender i weekenden. Når man arbejder, føler man sig produktiv. Resultatet bliver desværre, at man kører sig selv ned på overskud, hvilket på sigt betyder en langt mindre effektiv arbejdsdag. Og det er her, at du overhaler dine konkurrenter!

Mens de har brugt hele deres weekend på at arbejde, har du slappet af og ladet op til den kommende uge. Så når du møder på arbejde mandag morgen, er dine batterier fuldt opladte, og du går ind i den kommende uge med overskud. Det er noget, som både dine medarbejdere og kunder kan mærke!

Derfor:

Sørg for også at få styr på de små praktiske ting i løbet af arbejdsugen, så du kan holde helt fri i weekenden. Få sendt fakturaer afsted i ugens løb og hold styr på materialeforbrug løbende. På den led skal du ikke bruge weekenden på at indhente de trælse pligter. Det er virkelig noget, der giver pote på den lange bane.

5: Dine konkurrenter komplicerer de simple processer

“Keep It Simple, Stupid” (KISS), er en talemåde og et princip, der er værd at tænke over som leder. Man vil naturligvis gerne gøre tingene så effektivt som muligt, men det kan også blive for kompliceret med en negativ effekt til følge.

Dine konkurrenter forsøger sig måske med et alt for avanceret og indviklet system til at organisere virksomheden. Da det er for besværligt at bruge i dagligdagen, bliver det hurtigt droppet først af medarbejderne, der ikke gider at spilde tiden på at skulle taste alle mulige oplysninger ind i et program hele tiden… Og så er man tilbage ved status quo, blot uden de penge, der er blevet brugt på det avancerede system.

Derfor:

Sørg for, at dine idéer er til at bruge for dine medarbejdere. “Keep It Simple, Stupid”-princippet går ud på, at systemer fungerer bedst, hvis de er simple og nemme at gå til. Find en løsning eller et program, der ikke er for kompliceret eller indviklet for dine medarbejdere at vænne sig til at bruge til daglig..

Det var mine 5 tips!

Får du implementeret dem alle i din hverdag, vil du med garanti opnå bedre resultater.

Vores app, Apacta, kan hjælpe dig med at undgå at lave flere af de fejl, som dine konkurrenter laver. Det er helt gratis at oprette dig som bruger.

Så hvorfor ikke prøve det af? 

Tag gerne et kig ind på vores priser, eller prøv vores app af ved at oprette din gratis bruger.

Kan du spare mere tid på fakturering?

Kan du spare mere tid på fakturering?

At sidde og sende fakturaer ud er aldrig ret spændende. Hverken når det gælder leverandørfakturaer eller fakturaer til kunder, selvom det sidstnævnte nu er en del sjovere.

Vi har tidligere beskrevet nogle af de fejl, som dine konkurrenter typisk laver, og her er fakturering et af de slemme punkter. Fejlene består hovedsageligt i, at faktureringen tager unødvendigt meget tid fra den ansvarlige. Tid, som kunne blive brugt på at tjene flere penge i stedet. Derudover er manglende fakturering naturligvis også et stort problem, da det bare er penge ud af vinduet.

Via Apacta har vi gjort det nemmere for dig at sende fakturaer ud til dine kunder. Og med vores nye tilføjelse af elektronisk modtagelse af leverandørfakturaer er det nu også nemt at holde styr på fakturaer fra dine leverandører. Det hele kører automatisk inde i Apacta-appen, og tilføjelsen af den nye funktion er super enkel.

Læs, hvor simpelt det er at spare dig selv for en masse tid lige her!revisor

Sådan fungerer den elektroniske modtagelse af fakturalinjer

Hele formålet med Apacta er at gøre livet nemmere for håndværkere på tværs af fagene. Derfor har vi gjort det så simpelt som muligt at tilføje den nye faktureringsfunktion i Apacta.

Men hvordan fungerer det så?

  1. Du tilmelder dine leverandører i Apacta
  1. Derefter begynder du at modtage fakturaer fra leverandørerne via Apacta

– Selvom dine fakturaer sendes via Apacta, vil du fortsat modtage dem som PDF-filer på normal vis

  1. Du vælger den sag, som fakturaen fra din leverandør hører til

– På den måde sikrer du dig, at alt vedrørende den enkelte opgave bliver faktureret

– Hvis du ikke skal bruge fakturaen i Apacta, sletter du den med et enkelt klik

  1. Du kliker ”tilføj” på de materialer, du kommer til at bruge igen til dit varekartotek

– Ved at have varerne oprettet i dit varekartotek bliver det nemt at tilføje dem til en anden opgave på et senere tidspunkt

  1. De varer, du har indkøbt til sagen, tilføjes automatisk til den faktura, du sender til kunden

– Det er her, at magien for alvor sker. Med denne tilføjelse sikrer du dig nemlig, at du får faktureret for alle de materialer, der er blevet brugt og indkøbt til den enkelte kunde. Og det hele foregår helt automatisk, uden at du skal røre en finger

  1. Du får et komplet overblik over sagens omkostninger

– Via Apacta kan du se det fulde overblik over den enkelte sag. Hvad har vi brugt på materialer, hvordan ser overskuddet ud på opgaven, og hvad kan vi gøre bedre? Med tiden vil du kunne få svar på alle disse spørgsmål og justere derefter.

Fordele ved at køre leverandørfakturaer gennem Apacta

Lad os holde det kort og kontant. Ved at integrere dine leverandørfakturaer i Apacta sikrer du, at:

  • Du får faktureret alle dine udgifter, som er forbundet med opgaven, til kunden
  • Du får et komplet overblik over omkostninger, fortjeneste og økonomi ved opgaven
  • Du får alle dine materialer og varer tilføjet til Apacta, så du blot ved et enkelt klik kan tilføje dem til andre opgaver

Tjenesten er helt gratis, og tilmelding foregår nemt og hurtigt inde i kontrolpanelet.

Har du spørgsmål til tjenesten, eller til hvordan du får den implementeret, er du altid velkommen til at kontakte vores support.

Du kan blandt andet modtage faktura fra Stark, Bygma, Solar, Boldsen, XL-Byg, Optimera, Davidsen, AO Johansen, Lemvig Müller, Sanistaal og Jens A.