BV Byg ApS

BV Byg ApS

Thomas Bratbøl havde i sin enkeltmandsvirksomhed brug for et værktøj til at gøre hverdagen lettere. Det fik han med Apacta, som sikrer, at han får det hele med, og sparer ham for en masse tid.

 

Hos enkeltmandsvirksomheden BV Byg har Thomas Bratbøl deltaget i et hav af IT-messer og -markeder for at finde et redskab til at effektivisere arbejde og hverdag. Han har testet flere løsninger, som ikke har givet ham de muligheder, han eftersøgte. Til sidst fandt han frem til Apacta, der gjorde dele af arbejdet lettere og mere struktureret.

Personlig løsning

Thomas Bratbøl har været selektiv i sin brug af Apacta. Og det er netop noget, han fremhæver som én af styrkerne ved systemet: ”Jeg har selv valgt mine moduler i Apacta. Der er jo mange, men jeg har selv kunnet udvælge dem, som gavner mig mest. De dækker det behov, jeg har, som det ser ud lige nu”.

Han kunne allerede tidligt se en forbedring i sine arbejdsgange og har nu i snart halvandet år primært brugt Apacta-funktionerne til at timeregistrere og fotodokumentere.

Overblik og tidsbesparelser

Når Thomas Bratbøl er på opgaver, bruger han ikke kun de værktøjer, der ligger i værktøjskassen – han bruger også sit elektroniske redskab i arbejdslommen.
”Efter en arbejdsopgave kan jeg hurtigt ordne timeregistreringen, når jeg kommer ud i bilen, i stedet for at vente til jeg kommer hjem. Det giver større sikkerhed for, at jeg husker at få det hele med,” siger Thomas Bratbøl.

Med alt på telefonen sparer han efter eget udsagn to-tre arbejdsgange, fordi han blandt andet ikke behøver at overføre fra note til sagsmappe. Her er alt samlet i én sagsmappe med præcis dato for arbejdet og andre informationer, der er vigtige som dokumentation.
”Jeg har siddet med andre tømrermestrer, som bladrer frem og tilbage i deres notesbog for at finde deres timer frem. Ved hjælp af to klik kan jeg se hele mit ugeskema, og timer tælles sammen automatisk,” fortæller Thomas Bratbøl.

Det vinder ham både en masse tid og sparer ham for en del papirarbejde.

Et enkelt værktøj med bred anvendelse

Tømrermesteren bruger også Apacta som en målestok til at efterkalkulere, så han næste gang, han kommer ud for en lignende opgave, har et billede af tidsforbruget.

Thomas Bratbøl betegner sig selv som en yderst tilfreds bruger af Apacta, der opfyldte hans krav ved at være gearet til smartphonen med det samme. Og særligt systemets brugervenlighed fremhæver han: ”I en travl hverdag skal det bare være let at bruge. Det må man sige, det er. Systemet er enkelt og lettilgængeligt for alle. Og har du de mindste problemer, får du lynhurtigt hjælp fra Apactas hotline og kundeservice, så dit problem løses, når du rent faktisk har behov for det,” afslutter Thomas Bratbøl.

Besøg Thomas Bratbøls hjemmeside her.

Forsyning Helsingør

Forsyning Helsingør

Hos Forsyning Helsingør har medarbejderne med Apacta fået et værdifuldt redskab, der på en let og overskuelig måde giver en struktureret kvalitetssikring over projekterne.  

 På et kursus ved Teknologisk Institut for år tilbage åndede Lasse Petersen, Kloakmester ved Forsyning Helsingør, lettet op. Her blev han præsenteret for Apacta, som han straks følte var et værktøj, der kunne effektivisere arbejdsgangene i den kommunale kloakforsyning: ”Jeg blev begejstret, fordi det lød som et system, som almindelige, dødelige mennesker ude i marken kan bruge,” fortæller Lasse Petersen.

Enkelt, brugervenligt system

Systemet har vist sig at indfri Lasse Petersens forventninger. For Forsyning Helsingør er det vigtigt at skabe et hurtigt og let overblik over kvalitetsledelsessikring og billeddokumentation, der kan dokumentere, hvad de egentlig har lavet. Det har de fået med Apacta, der omhyggeligt sætter alle processer i system.

”Det er nemt, overskueligt og ligetil. Nøjagtig som vi eftersøgte. Det kræver ikke, at du er den store EDB-programmør, men det går virkelig tjept, hvis du bruger et kort øjeblik på at sætte dig ind i systemet,” siger Lasse Petersen. Han bider mærke i de praktiske kvaliteter ved Apacta, som fungerer på en enkel måde ude i marken – og ikke mindst, at den holder, hvad den lover.

Kloakmesteren fremhæver desuden Apactas hurtige og gennemførte service. Allerede inden Forsyningen melder om et mindre problem til virksomheden, har de mere eller mindre løst det. Ellers fixer de det under opkaldet.

Skræddersyet, tidsbesparende løsning

Hos Forsyning Helsingør har de fået et skræddersyet, detaljeret system, der er nøje tilpasset deres behov. Medarbejderne ude i marken bruger det hver eneste dag. Ved hvert projekts start tages billeder, som samles sammen med al øvrig administration ét sted.

På kontoret fungerer Apacta i højere grad som et slags overvågningssystem. Når sagerne er oprettet, er der nu styr på dem – og der ligger de, indtil de er meldt færdige og kan sendes videre i systemet. ”Det giver kontoret et klart og hurtigt overblik over, hvilke sager der er åbne og lukkede, så de ikke skal bruge unødvendig tid på det,” forklarer Lasse Petersen.

Besøg Forsyning Helsingør HER

Entreprenør Flemming Larsen-Ledet ApS

Entreprenør Flemming Larsen-Ledet ApS

Hverdagen hos Entreprenørfirmaet Flemming Larsen-Ledet ApS er blevet meget lettere. Det skyldes Apacta, som har effektiviseret og struktureret arbejdet, så al administration samles ét sted. 

Entreprenørfirmaet Flemming Larsen-Ledet ApS har længe haft et mål om at digitalisere deres arbejdsgange. Med Apactas app har de endelig fundet et redskab, som sætter alle arbejdsprocesser nøje i system.

Det har betydet, at de nu er dækket helt ind, fordi de med appen sikrer sig, at alt kommer med. Og det har ikke bare givet et bedre overblik – det har også befriet medarbejderne for papirnusseriet.

Alle behov dækkes

Hos Flemming Larsen-Ledet ApS anvender medarbejderne ikke alle Apactas funktioner, og ejer Flemming Larsen betegner virksomheden som brugere på et simpelt niveau:

”Vi bruger kun systemet til at registrere timer, materialer og dokumentation. Men det dækker fuldt ud vores behov. Timer og materialer kan let skrives ind, så vi lynhurtigt får et overblik.”

Den nye teknologis vej ind i den lille virksomhed gav først anledning til skepsis blandt medarbejderne. Men efter ganske kort tid er de alle fortrolige med at bruge systemet og er meget positive omkring effektiviseringen af deres arbejde.

En lettere hverdag

Med Apacta i lommen, har Flemming Larsen fået et skræddersyet redskab i en travl hverdag – og det har frigjort en masse arbejdstimer.

”Førhen sad jeg mange timer på kontoret hver dag for at få struktur på alt papirarbejdet, hvor jeg selv manuelt skulle ind at finde priser, fakturere osv. Nu har jeg fået flere timer i felten, til det jeg allerhelst vil bruge min arbejdsdag på,” fortæller Flemming Larsen og fortsætter:

”Især i kvartals- og årsafslutninger trækker det manuelle arbejde tænder ud. Systemet gør det let at se, hvor langt vi er kommet, og hvor mange penge vi har lavet arbejde for.”

Det digitale redskab har således pustet større frihed ind i entreprenørfirmaets dagligdag, der ikke længere er præget af administrativt tidsspilde.

Brugervenligheden er i top

Virksomheden er meget tilfreds med den samarbejdsvillighed, de mødes med fra Apactas side. De oplever at blive taget seriøst, hvis der er et problem. Og de roser app-udbyderen for at være hurtig til at løse problemer eller tage kontakt og om nødvendigt give en forklaring.

Et af de forhold ved appen, som Flemming Larsen særligt bider mærke i, er dens store brugervenlighed:

”Det er et supernemt redskab at anvende, og det eneste, jeg ærgrer mig gevaldigt over, er, at vi ikke har anskaffet os den før. Især fordi den ovenikøbet har en ganske fornuftig pris.”

Besøg Flemming Larsen-Ledeta hjemmeside HER

Entreprenørfirmaet Virenfeldt & Nielsen ApS

Entreprenørfirmaet Virenfeldt & Nielsen ApS

Det nordjyske entreprenørfirma, Virenfeldt & Nielsen Aps, udstyrede virksomhedens 7 ansatte med Apacta. For håndværksmesteren resulterede det i 30 minutters ekstra effektiv arbejdstid pr. dag.

Det er nu godt et år siden, at kloakmester Nis Virenfeldt fra entreprenørfirmaet Virenfeldt & Nielsen Aps, valgte at tage kampen op mod hverdagens voksende administrative opgaver og installerede Apacta-app’en i samtlige af virksomhedens mobiltelefoner. Formålet var at lette presset fra håndværkerne i en hektisk hverdag og sikre, at alt dokumentation og kvalitetssikring blev bogført efter lovpligtige krav.

Vores håndværkere er ansat til at udføre opgaver for vores kunder og ikke til at jonglere med dokumenter og bilag. Vi valgte derfor oprindeligt Apacta af rent praktiske årsager, men det skulle vise sig, at noget så simpelt som en app skulle udløse en dominoeffekt. For med mindre tid brugt på papirarbejde har vi øget produktionen og – ikke mindst – vores konkurrenceevne.” siger Nis Virenfeldt.

Styr på dokumentationen

Tidligere udfyldte håndværkerne håndskrevne arbejdssedler og blanketter, som i hektiske perioder eller ved mere omfattende opgaver ikke blev udfyldt tilstrækkeligt.  Men med Apacta på lommen blev papirarbejdet mindre kompliceret og dermed mindre tidskrævende.

Nu bliver mandetimer og materialer registreret direkte i Apacta og kontrolblanketter bliver udfyldt korrekt, nu hvor vores håndværkere bliver guidet via app’en. Kvaliteten af både det administrative og faglige arbejde er øget betragteligt.”

Den største fordel ved Apacta var imidlertid uventet.

Jo nemmere det er, jo bedre og oftere bliver det gjort. Der er taget hensyn til alt og det er ofte bare at svare ’ja’ eller ’nej’. Der er større glæde ved at dokumentere et godt stykke håndværk, hvis det bliver gjort korrekt.”

Ingen reklamationer

Som autoriseret kloakmester er Virenfeldt & Nielsen Aps underlagt byggereglementets reguleringer og Apacta understøtter kravene ved at strukturere og organisere byggeprojekternes oplysninger. Blandt andet med en integreret billedfunktion.

Skal vi lave kloakarbejde ved en husgavl med en revne i muren, så tilføjer vi et billede af skaden inden vi påbegynder arbejdet og tilføjer det til sagen, der er oprettet i Apacta. På den måde kan vi dokumentere sagens rette omstændigheder udover det påkrævede.

Billedfunktionen anvendes også til at skærpe den faglige kvalitet internt i virksomheden.

Håndværkerne anvender billedfunktionen dagligt som et supplement til deres dokumentation og kvalitetssikring. I stedet for at skrive 100 ord til en sag, som ingen udover den pågældende alligevel forstår, så kan man fatte sig i korthed ved at tilføje et billede.

For entreprenørfirmaet er billedfunktionen blandt andet populær som en visuel krydsreference, når der sendes forskellige teams ud til samme opgave.

Tidsbesparende

Foruden at komme uorganiseret sagsstyring til livs ved at automatisere registreringen af timer og materialer, så blev Apacta løsningen på den omfattende administrationsbyrde der tidligere kendetegnede virksomhedens arbejdsmetoder i forbindelse med kvalitetssikring.

Som teknisk ansvarlig har Apacta sparet mig for ufatteligt meget tid. Jeg har printet mine sidste blanketter ud, som skalmedbringes, udfyldes og arkiveres på kryds og tværs. Min administrative to-do liste er halveret ved at jeg kan stå ude i marken og have fuldt overblik over relevante oplysninger, som er kategoriseret efter mine behov. Det har gjort det nemmere, mere tidsbesparende og så bliver det gjort korrekt.” siger Nis Virenfeldt.

Besøg Virenfeldt & Nielsens hjemmeside HER

Tonnys VVS A/S

Tonnys VVS A/S

Tonnys VVS

Det midtjyske firma Tonnys VVS A/S har mere end 25 års erfaring inden for VVS-arbejde. 15 medarbejdere anvender Apacta til fotodokumentation, når de er ude at udføre VVS-arbejde. Det gør de, fordi det er let at anvende, og de sparer tid.

Tonnys VVS A/S har omkring 25 mand ansatte. VVS-firmaet har brugt Apacta i et års tid til at kvalitetssikre deres arbejde, når de er ude at lave større projekter for deres kunder. Omkring 15 mand herunder blandt andet montører bruger Apacta til fotodokumentation. Apacta har medvirket til at gøre det nemmere at dokumentere VVS-arbejdet.

Lettere arbejde og kvalitetssikring
Søren Glerup, der netop sidder med IT og kvalitetssikring i Tonnys VVS oplever, at hans arbejde er blevet lettere med Apacta.

“Vi bruger Apacta til en del af vores kvalitetssikring. Vi anvender Apacta til fotodokumentation, når vi er ude på byggepladsen for at lave større projekter,” lyder det fra Søren. Tonnys VVS har en del større projekter, der løber over flere år, hvor det er nødvendigt at anvende billeddokumentation.

Af fordele nævner Søren flere: “Apacta giver en god styring af de billeder, som bliver taget på byggepladsen. Det sparer både de øvrige medarbejdere og jeg en del tid.”

Nemt at anvende og tidsbesparende
Det er ikke kun blevet lettere for Søren at lave sit arbejde. Det er også blevet lettere for montørerne, som skal foretage fotodokumentation, der har Apacta lige ved hånden.

“Medarbejderne har taget godt imod Apacta, fordi det er meget nemmere. Tidligere skulle de tage billeder og sende det på mail. Det var mere ressource- og tidskrævende,” siger Søren.

Tonnys VVS har altså opnået at lettere arbejdsdag, at kvalitetssikre fotodokumentation og ikke mindst at spare meget tid ved at anvende Apacta.

Prøv Apacta gratis i fjorten dage her, helt uden opstartsgebyr og binding.

Besøg Tonnys VVS’s hjemmeside HER